Orçamento empresarial: o que é, quais as vantagens e como fazer o seu

Entenda o que é o orçamento empresarial, qual a sua finalidade e veja dicas práticas para montar o seu de forma simplificada!

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Thainá Cunha

Se você deseja se aventurar no mundo dos negócios e quer ter sucesso com o seu empreendimento, o orçamento empresarial pode ser um dos seus maiores aliados.

Ao montar uma empresa, o empreendedor terá contato com uma série de ferramentas e recursos que podem ajudá-lo a ter um controle mais eficiente e completo das suas atividades.

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Especialmente no ramo financeiro, que é um dos pilares para qualquer negócio que deseja ser bem-sucedido e estender sua vida útil de maneira assertiva e organizada.

Por isso, é fundamental conhecer ferramentas como o orçamento empresarial, e entender como elas podem te ajudar a montar e gerenciar o seu empreendimento da melhor forma possível.

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Para te ajudar nessa jornada, nós preparamos um guia completo sobre o assunto, falando sobre o que é esse recurso, quais suas vantagens e como montar o seu de forma simples e prática.

Continue acompanhando a leitura para descobrir todos os detalhes!

O que é orçamento empresarial? 

Orçamento empresarial é um documento que contém informações futuras sobre todas as receitas e despesas de uma empresa em um determinado período, geralmente de um ano.

Fazer um orçamento significa cotar os custos de algo, como uma compra ou uma construção, por exemplo. Nesse caso, esse conceito também se aplica a toda a área financeira do negócio.

Dessa forma, o orçamento empresarial representa a cotação de todas as possíveis entradas e saídas da empresa, projetando seus recursos financeiros a curto, médio e longo prazo.

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Trata-se de uma ferramenta de planejamento financeiro empresarial completa e eficiente, pois permite que o empreendedor e sua equipe possam vislumbrar os gastos futuros de cada setor, atividade e função dentro do negócio.

Por se tratar de um recurso mais elaborado e burocrático, muitas pessoas que administram sua própria empresa podem achar que essa ferramenta não é indicada para sua gestão.

Assim, muitos negócios de pequeno porte acabam deixando de investir nesse recurso, o que pode ser prejudicial para a vida útil da sua produção.

Segundo a pesquisa “Sobrevivência de Empresas”, realizada pelo SEBRAE em 2020, com dados da Receita Federal, a taxa de mortalidade dos microempreendimentos é de 29%.

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Enquanto isso, 21% das pequenas empresas apresentam mortalidade no período de 5 anos.

Esses números são justificados, principalmente, pela falta de um planejamento financeiro estruturado e completo, que inclui ferramentas como o orçamento empresarial.

Por isso, esse artifício é benéfico para todos os tipos de empreendimentos, sejam grandes ou pequenos.

As vantagens que esse processo traz podem ajudar o setor financeiro e todas as demais áreas de operação a terem uma rotina otimizada, produtiva e com o melhor custo-benefício possível.

Além disso, existem diversos tipos de orçamento empresarial, para que cada negócio possa adaptar a ferramenta e atender às suas necessidades financeiras.

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Quais são os tipos de orçamento empresarial?

Para aprender, de fato, o que é orçamento empresarial e como fazer um, é importante conhecer alguns dos principais tipos que existem atualmente.

Além das modalidades atenderem diferentes modelos de negócio, elas também apresentam suas próprias características e vantagens para cada momento da empresa.

Por isso, confira detalhes sobre os tipos de orçamento empresarial que existem:

Orçamento Estático

A começar pelo orçamento estático, como o nome sugere, trata-se de um documento que não se altera com o tempo, permanecendo estático independente dos resultados.

Nesse caso, todas as peças que compõem o recurso, como as receitas, despesas, custos e investimentos, ditam o ritmo do negócio, com base em definições pré-estabelecidas.

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Por exemplo, se o orçamento empresarial estático definir que a empresa terá R$50 mil para investir em maquinários, esse valor não será alterado em nenhuma circunstância, nem se as vendas forem maiores que o previsto e o fluxo de caixa for superior ao cotado.

Orçamento Flexível

Por outro lado, o orçamento empresarial flexível, ao contrário do estático, permite justamente essa flexibilidade na hora de lidar com os recursos financeiros.

Trata-se de uma modalidade que possui uma margem de manobra, tanto para cobrir custos, quanto para redirecionar lucros.

Nesse caso, o orçamento para investimentos pode ser maior ou menor que o previsto, de acordo com as atividades ao longo do tempo.

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Orçamento Contínuo (ou Rolling Forecast)

O chamado orçamento contínuo, ou Rolling Forecast, é um modelo de documento mais dinâmico.

Isso porque ele é revisado periodicamente, sempre traçando as projeções para os próximos meses à frente.

Geralmente, as empresas elaboram um modelo revisado mensalmente, traçando o orçamento para os próximos três, seis ou até doze meses à frente.

Por exemplo, o orçamento empresarial feito em janeiro prevê os custos de janeiro a dezembro, e é revisado em fevereiro, traçando novamente os custos de fevereiro a janeiro do ano seguinte.

Dessa forma, a empresa terá um orçamento sempre atualizado, e, embora seja um modelo mais trabalhoso, também oferece um controle financeiro maior.

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Orçamento Ajustado ou Revisado (Forecast)

Enquanto isso, o orçamento empresarial ajustado ou revisado, assim como o contínuo, também se adapta às mudanças da empresa.

Nesse caso, estipula-se um período para a avaliação do documento, considerando as previsões, os resultados concretos e o que precisa ser alterado.

Por exemplo, a empresa pode ter determinado R$12 mil para publicidade no período de 12 meses, de modo que cada mês deveria utilizar R$1 mil para campanhas.

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No entanto, ao fazer a revisão do orçamento, descobriu-se que ocorreu um gasto de R$6 mil nos primeiros quatro meses, o que era mais do que o previsto.

Dessa forma, o documento passa por um ajuste e determina o novo valor, de R$6 mil para oito meses, ou R$750 para cada mês, sendo esta a nova margem revisada.

Orçamento Base Zero (OBZ)

O orçamento Base Zero é uma modalidade que difere um pouco das outras, pois ele prioriza uma elaboração, como o nome indica, a partir do zero.

Isso significa não utilizar histórico de custos, despesas e receitas, por exemplo. Dessa forma, a equipe poderá atribuir valores com base em pesquisas de gastos e determinações próprias.

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Imagine que o setor de investimentos gastou R$10 mil no orçamento passado. Na elaboração do novo documento, existe uma tendência a aplicar essa mesma quantia para o próximo ano, ou até mais.

Isso pode causar uma visão errônea da situação da empresa, levando em consideração fatores e influências do passado que podem não existir no presente.

Assim, o orçamento Base Zero leva em consideração outros elementos, e não utiliza dados passados.

Orçamento Base Histórico (OBH)

Por outro lado, como o nome também indica, o orçamento Base Histórico é o oposto do Base Zero. Este documento possui como base os números do exercício orçamentário anterior.

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Cada empresa pode apresentar uma visão diferente, e, por isso, conta com a autonomia de analisar seus dados passados, ou não.

Nesse caso, o orçamento considera todos os fatores, as receitas e as despesas para ter uma previsão mais concreta, além de considerar o percentual de crescimento em cada setor.

Desse modo, é possível determinar o quanto os custos devem cair, ou quanto os resultados devem subir, a partir do histórico do empreendimento.

Orçamento Matricial

Enquanto isso, o orçamento empresarial matricial, ou Gerenciamento Matricial de Despesas, possui vários gestores, pois cruza diferentes eixos em uma mesma matriz, acompanhando as subdivisões do negócio.

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Esse modelo é bastante utilizado em grandes companhias, que possuem várias filiais e departamentos.

Nesse caso, cada gestor determina o seu próprio documento, analisando os custos e receitas do seu setor, por exemplo, e unindo-o ao orçamento geral.

Orçamento Colaborativo (Descentralizado)

Por fim, o orçamento colaborativo, ou descentralizado, busca envolver diversas pessoas na elaboração do documento.

No entanto, não participam apenas gestores ou administradores, mas também outros colaboradores, que são chamados para participar do projeto e trazer suas visões para o planejamento.

Isso não apenas torna o processo mais inclusivo, como também pode trazer outras abordagens, de acordo com o conhecimento de cada pessoa e seu respectivo setor.

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Ainda, vale a pena lembrar que os tipos de orçamento empresarial não são excludentes. Ou seja, é possível utilizar mais de um modelo ao mesmo tempo, ou alterar entre os tipos para oferecer o que a empresa precisa no momento.


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Qual é o objetivo do orçamento empresarial?

Basicamente, o orçamento empresarial funciona como uma ferramenta de auxílio para os empreendedores tomarem decisões mais assertivas e terem um controle financeiro mais completo.

Existem diversos motivos para elaborar esse recurso na sua empresa, de modo que ele possa atender a cada demanda de maneira mais eficiente.

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Por exemplo, o orçamento empresarial pode funcionar como a base do planejamento de gastos do negócio, promovendo uma administração mais proveitosa.

Ou, ainda, pode funcionar como um mapa, que guia o empreendedor para as melhores decisões, de acordo com os dados levantados pela sua equipe.

Essa ferramenta também promove um diagnóstico preciso das finanças do negócios, a partir da análise de dados anteriores e das previsões para os meses seguintes.

No futuro, o orçamento empresarial também se tornará um recurso que ajuda na comparação dos resultados com o que foi planejado, oferecendo ainda mais informações sobre a saúde da empresa.

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Em resumo, esse planejamento tem por objetivo ajudar a empresa a controlar melhor o seu setor financeiro, e, consequentemente, todas as áreas que são direta ou indiretamente afetadas por ele.

Quais são as principais vantagens do orçamento empresarial?

Além do orçamento empresarial ser um documento de extrema importância, ele também traz diversas vantagens para a empresa que utiliza esse recurso.

Conheça alguns dos principais pontos positivos de investir nessa ferramenta e veja mais detalhes em seguida:

  1. Promove um controle financeiro mais completo
  2. Permite um planejamento estratégico
  3. Oferece dados concretos sobre a empresa

Promove um controle financeiro mais completo

De fato, uma das maiores vantagens do orçamento empresarial é proporcionar um controle financeiro mais eficiente e completo para o empreendedor.

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Afinal, trata-se de um documento completo que reúne previsões para todas as entradas e saídas da empresa.

Dessa forma, será possível estabelecer parâmetros mais concretos, ter uma visão mais ampla e detalhada sobre a situação financeira do negócio, e pautar outros planejamentos com mais confiança.

Por exemplo, o orçamento empresarial permite que a equipe tenha conhecimento dos dados anteriores, e possa traçar metas de crescimento mais viáveis.

Enquanto isso, o documento servirá como base para acompanhar a entrada e saída de capital, garantindo que as coisas sigam como planejado.

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E, se preciso, um orçamento mais completo também auxilia na tomada de decisões e no ajuste de recursos de modo que o empreendimento não fique em prejuízo.

De forma geral, trata-se de uma base fundamental para a administração das finanças da empresa.

Permite um planejamento estratégico

Por se tratar de um documento completo e com todos os tipos de previsões, o orçamento empresarial também permite que a empresa faça um planejamento mais estratégico de suas atividades e campanhas.

Por exemplo, ao ter uma previsão de orçamento máximo para gastar em novas máquinas, a equipe de investimentos irá traçar as metas mais importantes, e que trarão mais resultados.

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Dessa forma, o departamento poderá realizar uma análise e planejamento mais produtivos, potencializando os resultados do negócio.

Isso é possível em todas as áreas, e de diferentes formas. Com o orçamento, por exemplo, é possível comparar os resultados previstos e os dados reais, determinando quais áreas precisam de mais atenção.

Esse tipo de gerenciamento estratégico só é possível com uma base eficiente e completa, como o orçamento empresarial.

Oferece dados concretos sobre a empresa

Por fim, uma das vantagens de ter um orçamento empresarial é possuir dados concretos sobre a sua empresa, seu desempenho e seus resultados.

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Isso porque o documento atua como um parâmetro de comparação para o futuro, com os recursos previstos e o que os colaboradores esperavam do próximo período.

Dessa forma, é possível analisar o andamento das atividades, se houve lucros, prejuízos e quais os setores que podem melhorar.

Embora existam outras ferramentas que auxiliem nesse quesito, o orçamento empresarial é um dos documentos mais completos, com o maior número de dados e previsões para o negócio.

Assim, ele oferece não apenas a reunião das entradas e saídas da empresa, como também permite uma análise mais concreta e real, com base em informações traçadas pelo próprio empreendedor e sua equipe.

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Quem pode usar o orçamento empresarial?

Contrariando a possível crença popular, o orçamento empresarial pode ser elaborado por qualquer empresa, independente do seu tamanho ou área de atuação.

Para iniciantes, trata-se de uma maneira eficiente de iniciar a jornada pelo mundo dos negócios, especialmente quando ainda não se tem um controle financeiro concreto ou referências sólidas para a tomada de decisões.

Nesse caso, o orçamento é como um guia para o microempreendedor, para que ele possa crescer de maneira assertiva.

Enquanto isso, empresas que já contam com uma administração de recursos podem aprimorar seus métodos e ter resultados ainda mais eficientes a partir desse documento.

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E, por fim, empreendimentos experientes, ou com grande volume, podem contar com o orçamento empresarial para organizar melhor suas finanças, e continuar com suas atividades de forma produtiva.

Além disso, o documento também é uma maneira de simplificar processos burocráticos, unindo informações relevantes em um mesmo recurso, mesmo no caso de grandes empresas.

Como criar um orçamento empresarial na prática?

Por fim, depois de entender a importância do orçamento empresarial, chegou o momento de aprender a fazer um na prática.

Cada empresa terá necessidades diferentes, de modo que nenhum documento será igual ao outro.

No entanto, existem algumas etapas que podem ajudar nesse processo, e facilitar a criação do seu orçamento, independente do volume e da demanda. Confira algumas dicas:

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1. Faça um diagnóstico financeiro

O primeiro passo é realizar um diagnóstico financeiro da sua empresa, para entender a real situação do seu setor contábil.

Isso pode ser feito a partir de relatórios dos anos anteriores, que incluem dados como:

  • volume de vendas;
  • lucro bruto e líquido;
  • prejuízos;
  • despesas e receitas gerais;
  • pagamentos diversos, como fornecedores e impostos.

Essas informações permitem que o empreendedor determine a situação financeira do negócio, e tenha um ponto inicial para começar seu orçamento.

2. Defina os principais objetivos

Um orçamento empresarial tem por objetivo auxiliar a empresa no controle financeiro, mas isso é feito para atingir algumas metas.

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Por exemplo, dobrar a produção, fazer mais investimentos ou expandir o quadro de funcionários.

Nesse caso, é importante ter os principais objetivos da sua empresa bem definidos ao montar seu orçamento.

Dessa forma, você saberá onde, como e quanto definir para cada setor, além de ter um parâmetro mais amplo para seus custos, e o que esperar dos rendimentos.

3. Liste todos os custos e despesas

Com os dados anteriores da empresa e as principais metas para o próximo período, chegou o momento de começar a listar todos os custos e despesas.

Essa é uma das partes mais importantes que compõem um orçamento empresarial, e, por isso, é essencial incluir o máximo de informações possível..

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Basicamente, existem quatro tipos de gastos:

  • Custos fixos: os gastos recorrentes que não se alteram com o volume da produção, como aluguel do imóvel e a folha de pagamento dos funcionários;
  • Custos variáveis: gastos que variam com o volume da produção, como compra de matéria-prima e impostos sobre produtos;
  • Despesas fixas: as despesas fixas costumam ser administrativas, e não variam com as vendas, como IPTU do imóvel e serviços terceirizados;
  • Despesas variáveis: são as que aumentam ou diminuem com as vendas, como comissões.

Ao determinar seus custos e despesas para o orçamento empresarial, é importante levar em conta todos os tipos de variações.

Por exemplo, o aluguel e a energia elétrica podem aumentar, o que eleva os gastos. Por isso, determine os gastos e também uma margem.

4. Determine suas formas de rendimento

Da mesma forma, é importante determinar suas formas de rendimento para o mesmo período.

Isso inclui previsões de volume de vendas, margem de lucros, rendimentos com campanhas e até mesmo investimentos.

Essas informações irão balancear o orçamento empresarial, equilibrando as receitas e oferecendo a possibilidade de uma visão mais ampla da situação do negócio.

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Além disso, os resultados positivos não precisam vir necessariamente das vendas tradicionais. O seu documento pode ter uma previsão, por exemplo, do alcance digital ou da formação de parcerias que tragam rendimentos.

É importante prever essas e outras situações que impactem na receita do empreendimento, para ter um orçamento completo.

5. Organize todos os dados em uma ferramenta

Por fim, depois de projetar suas despesas e receitas, chegou o momento de organizar tudo em uma ferramenta auxiliar, como uma planilha ou software.

Isso irá ajudar a montar o seu documento de maneira eficiente, além de melhorar a visualização dos dados, aumentar a segurança dessas informações e otimizar o processo.

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Atualmente, existem diversas opções de ferramentas que ajudam a organizar o orçamento empresarial, atualizá-lo no futuro e também facilitar as consultas.

Por isso, é fundamental inserir tudo que você reuniu e previu em uma ferramenta apropriada.

Quais as melhores ferramentas de orçamento empresarial?

Para empreendedores que procuram criar seu próprio orçamento empresarial, vale a pena conhecer algumas das melhores ferramentas para esse processo. Confira:

Software de gestão

Os softwares de gestão são plataformas digitais integradas que ajudam a organizar as atividades e documentos da empresa em um só lugar.

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Esses programas de computador podem oferecer diversas vantagens e recursos para todo o negócio, unindo os setores, facilitando a transmissão de dados e automatizando vários processos.

Inclusive, existem alguns softwares de gestão voltados para a elaboração de orçamentos empresariais, que podem ajudar nesse procedimento.

Além disso, eles também permitem que o documento seja salvo em um servidor, por exemplo, com mais segurança e praticidade.

Planilha de orçamento empresarial

Enquanto isso, uma planilha de orçamento empresarial é uma ferramenta clássica e funcional para esse documento.

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Esse recurso digital oferece inúmeros artifícios para facilitar a inclusão, alteração e visualização de dados.

Ainda, as planilhas Excel são populares nesse segmento, permitindo que a empresa administre suas previsões sem precisar de um programa completo para isso.

São alternativas acessíveis e simples para os gestores que desejam organizar as informações do seu orçamento, além de serem arquivos digitais, práticos de compartilhar e armazenar com segurança.

Como escolher o tipo de orçamento da sua empresa?

Com tantos tipos de orçamento empresarial, pode ser difícil escolher o ideal para a sua empresa.

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No entanto, como mencionamos, as modalidades podem ser usadas juntas, para complementar o documento, ou se adaptar às novas necessidades do negócio.

Basicamente, tudo irá depender do que o seu empreendimento precisa. Seja uma empresa de pequeno ou grande porte, o primeiro passo para tomar uma decisão assertiva é conhecer a demanda do seu negócio.

Por isso, busque saber todos os detalhes sobre suas despesas e receitas, e o que é necessário para organizá-las corretamente.

Além disso, é fundamental estabelecer suas próprias metas e objetivos, para ser capaz de acompanhar o procedimento no futuro, e fazer os devidos ajustes, se for preciso.

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Cada modelo de orçamento empresarial irá precisar de uma ferramenta e de informações específicas, que dependem da sua empresa e do que ela precisa.

No entanto, seja qual for o modelo escolhido, certamente ele irá fornecer inúmeros benefícios para seu negócio, e potencializar suas chances de sucesso e de ter uma boa saúde financeira.

Se você quer saber mais informações para elevar o nível do seu negócio, veja também como funciona o seguro empresarial e quais as melhores opções!

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