Fluxo de caixa: o que é e para que serve? Veja como fazer de forma simples!

Se você está pensando em investir no seu próprio negócio e quer ter um bom planejamento financeiro, com certeza vai ouvir falar sobre fluxo de caixa.

Afinal, essa é uma das ferramentas mais importantes para ter uma organização eficiente das suas vendas e da movimentação do seu dinheiro.

No entanto, para elaborar um gerenciamento adequado, é fundamental entender bem esse conceito, suas principais categorias e como aplicar cada uma no dia a dia da sua empresa.

Pensando nisso, nós preparamos um guia completo sobre fluxo de caixa, com tudo que você precisa saber para desenvolver o seu planejamento de forma simples e assertiva!

Acompanhe a leitura!

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é o instrumento pelo qual o administrador pode registrar todas as entradas e saídas de recursos financeiros do negócio.

No mundo empresarial, muito se fala sobre esse conceito, mas nem sempre ele fica claro para todas as pessoas, principalmente empreendedores que estão começando a entrar em contato com essa ferramenta.

Entretanto, trata-se de um sistema simples, que pode ser feito de várias formas, como:

• planilhas online;
• livro de registros manuais;
• sistemas automatizados;
• plataformas integradas.

Dessa forma, mesmo as pequenas e médias empresas podem utilizar essa ferramenta, e adaptá-la de modo que atenda à demanda do negócio.

Além disso, o fluxo de caixa possui uma função mais importante do que apenas um instrumento de conferência financeira.

Ele também pode ser um importante documento para a sua contabilidade, utilizado para elaborar relatórios, estratégias de produção e projeções para o futuro.

Logo, entender o que é fluxo de caixa, seus subconceitos e divisões é de extrema importância para a sua empresa. Confira mais detalhes!

Fluxo de caixa livre

O fluxo de caixa livre representa a quantidade de capital disponível no caixa da empresa após o pagamento de todas as despesas.

Enquanto o conceito principal é responsável por monitorar e registrar todas as movimentações, o fluxo de caixa livre apenas indica o valor restante depois que a empresa quitou os seus débitos.

Esse conceito é útil, principalmente, para auxiliar na verificação contábil da empresa.

Por exemplo, você pode realizar a conferência dos registros financeiros no final do mês, e identificar o fluxo de caixa livre para incluí-lo no seu planejamento seguinte.

No entanto, esse conceito costuma considerar apenas os recursos em dinheiro que sobraram no caixa, como o troco, não registrando outros patrimônios da empresa que podem fazer a diferença em um registro mais complexo.

Por isso, vale a pena monitorar esse fluxo livre apenas para ter um controle mais assertivo dos seus recursos, mas sem deixar de incluir outros componentes na conta.

Controle de entrada e saída

A principal função do fluxo de caixa é fornecer um controle de entrada e saída de recursos detalhado para a empresa.

Por entradas, entende-se todas as movimentações positivas que o negócio recebe, como:

• pagamentos de vendas efetuadas no dia a dia;
• contas a receber de terceiros;
• retorno de investimentos, como juros.

Ou seja, toda entrada de dinheiro ou recursos financeiros para o caixa da empresa.

Enquanto isso, por saídas, compreende-se transferências como:

• despesas fixas e variáveis;
• despesas administrativas e de produção;
• pagamento de fornecedores;
• investimentos na empresa;
• compras de estoque.

Tudo que representa gasto de dinheiro é considerado um movimento de saída no fluxo de caixa.

Para realizar esse controle de entradas e saídas de maneira mais completa, a empresa pode adotar diferentes monitoramentos.

Ter um controle diário, para as transações cotidianas, e um registro mensal, que avalia todas as movimentações do período são algumas das formas de fazer esse controle.

Caixa negativo

Se você for utilizar essa ferramenta no dia a dia da sua empresa, em algum momento pode se deparar com um fluxo de caixa negativo.

Como o nome indica, ele apresenta um resultado negativo, ou seja, o número de saídas é superior ao número de entradas.

No entanto, não é preciso se desesperar por conta do caixa negativo. A curto prazo, ele pode não representar um impacto significativo no seu negócio.

Por exemplo, em um dia você registrou mais gastos do que vendas, de modo que o saldo, no final do expediente, é negativo. 

Contudo, o fluxo de caixa mensal continua positivo, o que não apresenta interferências no seu planejamento.

Por outro lado, caso você identifique um caixa negativo com maior frequência, pode ser necessário rever as suas finanças e elaborar estratégias para aumentar o número de entradas.

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Exemplo de fluxo de caixa

Por fim, para te ajudar a compreender melhor o conceito de fluxo de caixa, nós trouxemos alguns exemplos de como essa ferramenta funciona.

Imagine um dia comum de vendas do seu negócio. Você realizou 3 vendas à vista, no valor de R$10, R$20 e R$30.

Além disso, também fez uma venda maior, no total de R$100, mas com pagamento parcelado em 2 vezes no cartão.

No entanto, durante a tarde, você precisou comprar pilhas novas para a sua calculadora, no valor de R$5.

Note que a sua empresa registrou diversas movimentações de recursos. Como entrada, você possui R$160, e uma saída de R$5.

Ou seja, anotar essas ocorrências é fazer o seu fluxo de caixa diário. Por menor que sejam as movimentações, como a compra de pilhas, é importante que sejam registradas.

Além disso, note que uma das compras foi parcelada em 2 vezes. Isso significa que, mesmo que seja uma entrada no caixa, não significa que você tem o dinheiro.

Dependendo da operadora do cartão, o valor pode ser descontado apenas no mês seguinte, e a segunda parcela somente depois de 60 dias.

Então, essa entrada deve ser registrada não apenas no controle diário, como também em outros instrumentos de gestão, como o mensal. Ainda, acompanhar os extratos da conta jurídica é fundamental nesse sentido.

Sem um acompanhamento controlado, você pode se perder no orçamento do negócio.

Por isso, tudo que entra e sai de dinheiro da sua empresa deve compor o fluxo de caixa, seja de forma mais simples ou mais complexa.

Fluxo de caixa completo

Agora, para elaborar um fluxo de caixa mais completo para a sua empresa, é preciso considerar diferentes tipos de entradas e saídas.

Por exemplo, você poderá dividir as entradas em:

• pagamentos à vista;
• pagamentos à prazo;
• cheques;
• juros de investimentos;
• contas a receber.

Enquanto isso, as saídas podem incluir diferentes categorias, a começar pelos gastos administrativos, que incluem a equipe terceirizada de limpeza, por exemplo.

Em seguida, vem os custos operacionais, como:

• pagamento dos funcionários;
• compra de matéria-prima;
• conta de luz e água;
• aluguel do prédio;

Ainda, você pode incluir gastos pontuais, como uma compra de emergência ou manutenções de equipamentos.

Perceba que existem diversas variáveis que podem compor o seu fluxo de caixa.

Por isso, é importante considerar os seus gastos e recebimentos, para elaborar um registro adequado para o seu negócio.

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Para que serve o fluxo de caixa?

Em um primeiro momento, o fluxo de caixa é uma ferramenta para auxiliar na gestão da empresa.

Afinal, ele registra todas as movimentações que ocorrem no caixa, ajudando a ter um controle mais completo das entradas e saídas de recursos.

No entanto, esse instrumento possui outros objetivos igualmente importantes para o bem-estar financeiro do seu negócio.

Por exemplo, o fluxo de caixa permite que você tenha uma visão real e concreta da situação contábil da empresa.

É possível analisar informações como produtividade, ações bem-sucedidas, índices de vendas e diversos outros dados importantes para a administração.

Com isso, você poderá elaborar uma projeção mais real para o futuro, identificando estratégias que podem ajudar a otimizar os lucros.

Além disso, esse instrumento permite um controle mais firme da empresa, permitindo que você possa agir em situações de emergência com maior segurança.

Por exemplo, diante de algum imprevisto que demandem gastos não calculados, você saberá qual o limite disponível da empresa por meio do fluxo de caixa.

Em resumo, o fluxo de caixa também serve para auxiliar na tomada de decisões, permitindo uma administração mais completa e assertiva, não somente no setor financeiro, mas em toda a empresa.

Quais são os tipos de fluxo de caixa?

Depois de entender o conceito de fluxo de caixa e para que ele serve, chegou o momento de conhecer mais sobre os diferentes tipos que existem dessa ferramenta.

Eles foram criados para atender diferentes necessidades das empresas, e podem ser utilizados em conjunto, ou individualmente.

Conheça alguns dos principais!:

Fluxo de caixa simples

Como o nome indica, o fluxo de caixa simples é composto por um registro menos elaborado das movimentações.

Assim como no exemplo acima, ele considera apenas algumas transações mais básicas, como as vendas e os gastos da empresa durante o dia, ou em outro período determinado.

Além disso, o fluxo de caixa simples é a maneira mais rápida de gerenciar as finanças de uma empresa, pois não possui movimentações muito complexas.

No entanto, se você deseja ter um controle completo do seu negócio, é recomendável utilizá-lo no dia a dia, mas adotar outros instrumentos para complementar seus registros a longo prazo.

Fluxo de caixa projetado

Enquanto isso, o fluxo de caixa projetado é uma ferramenta de previsão, com base nos registros anteriores.

Nesse caso, a empresa reúne seus fluxos de caixas mensais e determinam uma base para as entradas e saídas, elaborando seu fluxo projetado para os próximos meses.

Dessa forma, é possível construir um planejamento mais completo, a partir da média dos recursos.

Além disso, esse também é um importante instrumento para a gestão administrativa da empresa, que poderá tomar decisões com mais facilidade, tendo uma base mais confiável de orçamento.

É claro, o fluxo de caixa projetado é apenas uma estimativa das próximas movimentações, podendo apresentar variações positivas ou negativas.

Assim, é importante manter um registro diário, para realizar comparações concretas e, com isso, ter resultados mais efetivos no futuro.

Fluxo de caixa diário

O fluxo de caixa diário também é um conceito simples, realizando o registro de todas as movimentações que acontecem no dia a dia.

Por ser um instrumento periódico, é comum que as empresas utilizem um formato mais simples para registrar esse fluxo.

Dessa forma, ele poderá ser utilizado no futuro como base para outros cálculos e comparações, além de garantir um controle mais eficiente do negócio no cotidiano.

Fluxo de caixa descontado

Por fim, o conceito de fluxo de caixa descontado é um pouco mais complexo que os demais.

Trata-se de uma maneira de avaliar o valor da empresa antes de adquirir suas ações, por exemplo. Ou seja, um instrumento para verificar se vale a pena investir, e qual o retorno que o negócio pode oferecer.

Também conhecido como valuation, o fluxo de caixa descontado costuma ser feito por investidores interessados na empresa. 

No entanto, também é possível utilizar essa ferramenta para determinar o valor da sua empresa, com base nos fluxos de caixa futuros.

De forma geral, quanto maior a geração de caixa, maior é o seu valor de mercado.

O conceito do fluxo de caixa descontado é semelhante ao fluxo projetado. Afinal, ambos realizam previsões de movimentações no futuro. Entretanto, os seus objetivos são diferentes.

Além disso, por se tratar de um instrumento mais complexo, o caixa descontado avalia diferentes hipóteses e cenários, por se tratar de uma renda variável.

O cálculo também é feito com uma previsão maior, como os próximos 3, 5 ou até 10 anos de fluxo de caixa do negócio.

Assim, trata-se de uma ferramenta útil para conhecer melhor o valor da empresa, mas sem uma aplicação prática no dia a dia, como os outros conceitos.

Qual o passo a passo do fluxo de caixa?

Por fim, para elaborar um fluxo de caixa eficiente para sua empresa, você pode seguir algumas etapas básicas que auxiliam nesse processo.

É claro, cada negócio tem sua própria demanda, de modo que é importante adaptar a ferramenta para as suas necessidades financeiras.

No entanto, existem algumas dicas que podem te ajudar a desenvolver os seus registros com maior facilidade.

Por isso, confira o passo a passo do fluxo de caixa:

1. Determine o seu valor inicial

Antes de mais nada, é importante determinar qual o valor inicial do seu caixa. 

Mesmo que você não realize esse processo desde o início das suas atividades, basta calcular o valor disponível no momento, para ter uma base concreta para os seus registros.

2. Separe suas entradas e saídas

O próximo passo é separar as suas entradas e saídas. Essa etapa é importante, pois serão essas movimentações que irão compor o seu fluxo.

Nesse caso, cada empresa possui suas próprias receitas e despesas, de modo que é fundamental verificar a demanda individual.

No entanto, existem alguns componentes básicos, como o registro de vendas diárias e as despesas fixas já conhecidas.

3. Escolha um sistema de registros

Para elaborar o seu fluxo de caixa, é necessário escolher um sistema de registros.

Um dos mais comuns, por exemplo, são as planilhas Excel. Existem diversos modelos pré-diagramados na internet, inclusive disponibilizados por entidades oficiais, como o SEBRAE.

Além disso, existem outras opções, como plataformas integradas, sistemas automatizados ou mesmo livros de registros manuais.

Nesta etapa, você poderá escolher o sistema que melhor se adapta às suas necessidades, tornando o processo o mais simples possível.

4. Monte seu fluxo de caixa

Depois de escolher o seu sistema e separar suas movimentações, basta unir todos os componentes e montar o seu fluxo de caixa.

É fundamental que ele apresente todas as entradas e saídas da sua empresa, para que o registro seja eficiente.

Por isso, inclua todas as movimentações pertinentes no seu sistema, de modo que seja fácil de registrar e acompanhar.

5. Registre as movimentações

O seu fluxo de caixa já está finalizado e pronto para operar. Agora, basta anotar todas as movimentações da sua empresa no seu novo sistema.

O processo é diferente para cada negócio, podendo ser diário, por exemplo, ou mensal. Você poderá definir o período que melhor contempla a sua demanda.

Além disso, também é importante armazenar todos os seus registros para a posteridade, seja para comparações ou como documento contábil.

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Vale a pena automatizar o fluxo de caixa?

Como você pode perceber ao longo do conteúdo, o fluxo de caixa é uma importante ferramenta de administração financeira.

Por conta da sua relevância nas empresas, os sistemas também acompanharam as novas tecnologias, buscando se tornar mais práticos e fáceis.

Hoje, existem diversos modelos automatizados, como plataformas próprias de fluxo de caixa, e até mesmo sistemas completos de gestão.

Com eles, você poderá ter mais praticidade durante seus registros, uma vez que o sistema fará todos os cálculos. 

Além disso, também é um modelo mais seguro, pois as informações são armazenadas digitalmente, sem riscos de perdas.

Por outro lado, esse investimento pode ser de alto nível, principalmente para pequenas empresas, e apresentar ferramentas complexas demais para o negócio.

Assim, vale a pena analisar alternativas que possam atender à sua demanda, seja ela mais simples ou mais elaborada.

Dessa forma, você poderá realizar um fluxo de caixa completo, e otimizar a gestão financeira da sua empresa com praticidade e eficiência.

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