Muitos empreendedores procuram informações sobre como criar um e-mail profissional, a fim de dar mais credibilidade ao seu endereço de mensagens.
Isso porque, quando há troca de informações por esse canal, ter um espaço profissionalizado agrega benefícios diretos para a organização e promove mais confiabilidade para os interlocutores.
Além disso, um e-mail profissional afeta diretamente a percepção de valor sobre a marca da empresa. Afinal, quando o endereço corresponde à organização, isso demonstra maior profissionalismo e confiabilidade de mercado.
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No entanto, muitas empresas ainda possuem dúvidas ou não conseguiram implementar, de fato, o e-mail profissional no negócio.
E para auxiliar neste processo, preparamos esse conteúdo com as principais dúvidas sobre o assunto e para que você consiga utilizar um e-mail com o nome do seu negócio quando entrar em contato com as pessoas na internet.
O que é um e-mail corporativo?
Um e-mail corporativo, também conhecido como e-mail profissional, é um endereço para troca de mensagens que possui um domínio personalizado com o nome da própria empresa. Nesse tipo de endereço, o e-mail não é finalizado com o nome do servidor, como é comum principalmente em e-mails pessoais.
No caso do e-mail profissional, ele é finalizado com o domínio especial da empresa, ficando “@nomedaempresa.com.br”. Sendo assim, ficará registrado que a troca de mensagens foi realizada entre o interlocutor e alguém daquela determinada organização.
Além disso, ter um registro de domínio permite que sejam criados diversos e-mails profissionais. Dessa forma, cada funcionário da empresa, em departamentos específicos, pode ter um endereço próprio, podendo, inclusive, trabalhar com a setorização dentro desses endereços específicos.
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Por que é importante criar um e-mail profissional?
Um e-mail profissional oferece vantagens diretas para a empresa, como a demonstração de uma comunicação com mais credibilidade, conforme já citamos.
Porém, além desse viés, ainda podemos destacar que a comunicação empresarial, também conta com alguns benefícios por implementar uma ferramenta personalizada como esta.
A começar pela integração entre os departamentos e a facilidade da comunicação interna. Afinal, se torna bem mais simples encaminhar a mensagem para o setor correto quando há um endereço próprio para esse envio. Podendo, inclusive, desenvolver grupos de e-mails para que todos do mesmo setor recebam as mesmas informações, sejam elas de colaboradores internos ou clientes.
Isso oferece uma otimização da produtividade na empresa, já que há maior integração entre os funcionários. Além disso, as respostas são obtidas mais rápido e os processos ficam registrados diretamente na caixa de mensagens dos determinados departamentos.
Outro ponto de destaque é a estrutura que as plataformas disponibilizam ao contar com um e-mail profissional. A usabilidade se torna mais simples e o acessos a elas, mais dinâmico.
O domínio próprio ainda oferece a vantagem de gerar mais segurança. Isso porque atualmente existem muitos criminosos que costumam se passar por empresas para aplicar golpes em clientes.
Quando esse contato é feito via e-mail profissional, a indicação do domínio se mostra mais um método de conferência sobre a veracidade do contato.
E, por fim, também podemos citar que a ferramenta com característica profissional oferece benefícios diretos nas estratégias de marketing digital, pois permitem a criação dos e-mails marketing.
Esses recursos são métodos de comunicação entre a empresa e o cliente, por onde são demonstradas ofertas, vantagens de associação e, também, um meio de estreitar o relacionamento.
Melhores gerenciadores de e-mail para sua empresa
Ter uma ferramenta de e-mail com características profissionais garante benefícios para a gestão da empresa e, também, diante dos clientes.
E, diferente do que se pensa, ter um recurso assim não exige gastos extraordinários e nem é difícil de ser realizado.
Se você quer saber como criar um e-mail profissional, saiba que existem algumas plataformas que oferecem esse serviço e podem auxiliar na instalação e suporte para configuração diretamente em sua hospedagem.
Reunimos as principais delas e trouxemos informações sobre o processo de criação do e-mail. Veja só!
1. UOL Meu Negócio – UOL Host
Uma das principais plataformas de criação e gerenciamento de e-mail profissional à disposição para contratação no país é o Email profissional UOL ou UOL Host.
Esse serviço, que faz parte do conjunto de soluções do UOL Meu Negócio, disponibiliza as melhores ferramentas de gestão de e-mail para empresas.
No UOL Host, você pode:
- Personalizar totalmente o e-mail com a marca da empresa;
- Contar com ferramentas anti-spam, que garantem mais segurança;
- Aproveitar a segurança do antivírus integrado;
- Sincronizar o serviço de e-mail com apps e programas de e-mail.
E apesar de todas as funcionalidades que esse provedor oferece, o custo de associação é bem baixo.
Os planos se iniciam em R$4,58 por mês, para cada caixa de mensagens. Porém, esse custo pode ser reduzido, com descontos progressivos que estão diretamente ligados à quantidade de assinaturas.
Ou seja, quanto mais caixas de e-mail você contratar, menor será o custo final do serviço.
2. Google Workspace
O Google Workspace pode ser considerado um gerenciador de serviços profissionais, onde o e-mail profissional acaba sendo um dos mais buscados por empresas que desejam unir produtividade, experiência de usuário e facilidade em seu cotidiano.
Ele conta com várias ferramentas que contribuem para otimizar o trabalho cotidiano, como o calendário, as planilhas dinâmicas, Google Docs, todas atreladas à conta de e-mail profissional que será contratada pela sua empresa.
Porém, o Gmail é um dos serviços que mais se destaca, já que além de ser possível inserir um endereço personalizado aos serviços do Google, também é possível utilizar 30GB de espaço de armazenamento no Google Drive, vinculado ao plano mais simples, por usuário registrado no domínio.
Isso faz com que ele seja, além de uma ferramenta de troca de mensagens, um excelente banco de dados.
3. Outlook
O Outlook é um dos provedores de e-mail mais tradicionais que existe. Essa plataforma faz parte do pacote de serviços da Microsoft e é uma ferramenta que já vem instalada nos computadores com sistema operacional Windows.
Porém, a empresa também disponibiliza a versão mobile do recurso. Inclusive, ela vem se tornando muito popular entre os usuários, devido às funcionalidades que oferece, como destaca o portal G1.
Um diferencial do Outlook é que ele pode ser integrado a ferramentas do Google Workspace, como o Drive e o Calendário.
O formato tradicional, com interface intuitiva, pode ser um ponto positivo na escolha, se tornando um argumento para a contratação.
4. Locaweb
Por fim, a última sugestão de provedor de e-mail profissional que possui boas referências, é a LocaWeb.Uma das primeiras do Brasil, essa plataforma conta com os recursos padrão para endereços eletrônicos profissionais, como:
- aviso de férias;
- assinatura de e-mail;
- ferramenta anti-spam;
- plataforma exclusiva;
- entre outros.
Um dos diferenciais mais interessantes da Locaweb, é que a plataforma pode ser configurada em outras ferramentas de leitura de e-mail, o que pode facilitar a vida dos gestores.
Esse serviço pode ser adquirido a partir da escolha de quantas caixas postais você irá querer. O primeiro plano oferece até 25 assinaturas, com 15GB de armazenamento cada.
Ou então, é possível utilizar ele gratuitamente vinculado à hospedagem contratada na empresa.
Por fim, além dos provedores de e-mail, também existem sites que hospedam lojas virtuais. Logo, se você deseja ser um empresário do e-commerce, leia e conheça as principais plataformas de vendas online!
Como criar e-mail profissional gratuito: provedores de e-mail grátis
As plataformas que citamos até agora exigem a associação mediante pagamento. Ou seja, para criar e-mail profissional em uma delas, é necessário pagar por isso.
Porém, existem alternativas de provedores que são gratuitos e que oferecem a criação de ferramentas profissionais sem custo extra.
Efetivamente, são plataformas mais simples e que não apresentam tantas funcionalidades quanto nas versões pagas.
Porém, podem ser uma opção para quem deseja profissionalizar o seu contato, sem precisar realizar um investimento inicial.
Confira dois provedores que podem te ajudar a como criar um e-mail profissional sem custo:
1. Zoho Mail
O Zoho Mail oferece um serviço com muitas funcionalidades, se assemelhando a plataformas pagas. Desde o armazenamento em nuvem, até a plataforma de CRM, tudo isso pode ser adicionado ao serviço principal de hospedagem e domínio.
Dessa forma, o Zoho Mail oferece uma experiência de personalização, com base naquilo que o cliente deseja pagar.
Além do plano grátis, também é possível adquirir os serviços pagos. No caso, basta escolher o plano que melhor atende a sua necessidade, iniciando com valores a partir de US$ 1.
2. Umbler
A outra opção de como criar e-mail profissional sem ter que investir, é a Umbler. Sua principal característica é a interface intuitiva e fácil de operar.
Todos os recursos da caixa de entrada estão integrados na mesma página, o que otimiza o processo de troca de mensagens e de busca de informações.
Além disso, a empresa disponibiliza um aplicativo exclusivo para que o serviço de mensagens possa ser gerenciado via celular ou tablet.
Também é possível organizar as mensagens em grupos, de modo a facilitar, também, a operacionalidade e para quem não deseja contar com soluções mais complexas no momento, como o Google Workspace.
Como criar um e-mail profissional: passo a passo
Agora que você já conhece as principais plataformas de hospedagem de endereços, está na hora de aprender a como criar um e-mail profissional.
O processo de criação não se diferencia significativamente daquele realizado para criar um e-mail pessoal e as únicas diferenças são na definição do domínio e na configuração das funcionalidades específicas de cada empresa em questão.
Para te ajudar nessa criação, nós organizamos um passo a passo especial que servirá como base, independentemente da plataforma escolhida. Confira!
Como criar um e-mail profissional: pense em um domínio estratégico
Considerando que o principal diferencial de um e-mail profissional é o domínio próprio, o primeiro passo no processo de criação desse recurso é pensar em qual será esse endereço.
Mas, vale destacar que é muito importante que esse domínio seja relacionado com o nome da empresa. Afinal, é essa marca que promoverá a credibilidade na troca de mensagens com uma instituição profissionalizada.
Por isso, o primeiro passo é saber qual será o e-mail principal criado. Há algumas sugestões que podem ajudá-lo:
- contato@suaempresa.com;
- atendimento@suaempresa.com;
- faleconosco@suaempresa.com.
Nas sugestões, utilizamos o termo genérico “suaempresa”. É justamente esse espaço que será preenchido com o domínio do seu negócio.
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Escolha um provedor de e-mails e registre esse domínio
Após decidir como será o domínio oficial da empresa, podemos dar andamento ao processo de como criar um e-mail profissional.
O segundo passo, portanto, consiste em registrar esse endereço. O registro de domínio é uma etapa fundamental na profissionalização do negócio.
Isso porque, ele é o endereço oficial da marca da sua empresa na internet. Toda vez que um cliente pesquisar sobre o seu negócio, é por meio do domínio que encontrará mais informações.
Não registrar o domínio da marca pode atrapalhar o desenvolvimento da sua empresa em vários aspectos. Entre eles, a dificuldade de, posteriormente, poder criar um site ou divulgar o nome do negócio.
Além disso, fique atento para criar um domínio que seja fácil de escrever e entender. Lembre-se que o principal intuito desse endereço é favorecer para que o cliente consiga contatá-lo.
Escolha a empresa de hospedagem de endereços que mais atende às suas necessidades e faça a associação. O processo é bastante intuitivo, mas as plataformas também oferecem suporte, caso precise de apoio para a criação do endereço.
Configure seu e-mail de acordo com suas preferências
A próxima etapa de como criar um e-mail profissional se consiste em configurar a ferramenta para torná-la ideal em suas necessidades.
Dentro dessas ações, está a necessidade de verificar a propriedade do domínio. Para tanto, a plataforma enviará um e-mail para o dono do registro, a fim de comprovar que este é, realmente, o administrador do serviço.
Também será necessário configurar alguns detalhes extras, que estão relacionados ao envio e recebimento de mensagens.
Pronto, agora é só começar a usar seu e-mail profissional!
Após realizar a etapa de configuração, o e-mail profissional já estará pronto para ser usado.
A partir desse ponto, será possível criar novos endereços para usuários no mesmo registro, garantindo a vantagem da departamentalização que citamos.
Um detalhe que pode influenciar na escolha do provedor, é que algumas plataformas oferecem recursos extras, que podem tornar o e-mail uma ferramenta ainda mais estratégica.
Entre eles, podemos citar a criação de bancos de dados e possibilidade de criação de e-mail marketing, com formatos pré-estabelecidos e próprios para disparo.
Esse tipo de serviço agregado pode tornar o custo-benefício da associação ainda mais positivo. Por isso, verifique se o provedor em questão disponibiliza recursos como esses.
Como criar um e-mail profissional: conclusão
Aprender como criar um e-mail profissional, seja por meio dos provedores pagos ou de uma alternativa de plataforma gratuita, pode garantir uma vantagem profissional bem grande.
Isso porque, ter um endereço de e-mail próprio aumenta significativamente a credibilidade do seu negócio. Além disso, torna a troca de mensagens muito mais organizada, com acesso mais fácil às informações, e promove mais segurança na gestão dos dados.
Outro ponto importante em criar um e-mail profissional está relacionado com a confiabilidade e profissionalismo passado pela sua empresa. Isso pode fazer a diferença no momento de fechar um negócio, por exemplo.
Sendo assim, vale a pena investir nessa ferramenta, já que a relação custo-benefício oferecida é bastante positiva.
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Perguntas Frequentes (FAQ)
- Como fazer um e-mail profissional de graça?
É possível criar e-mail profissional de graça por meio de duas plataformas especiais: a Zoho Mail e a Umbler. Para tanto, é necessário se associar e seguir o passo a passo que orienta na criação do endereço personalizado.
- Qual o melhor e-mail profissional gratuito?
Os e-mails profissionais gratuitos apresentam menos funcionalidades que as versões pagas desse serviço. Porém, para quem deseja um endereço grátis, às duas plataformas citadas, Zoho Mail e Umbler, oferecem um bom serviço. O que irá determinar qual delas é melhor, será a própria experiência do usuário.
- Como criar um e-mail profissional no Gmail grátis?
Não é possível criar um Gmail profissional grátis. Essa opção está restrita ao uso de e-mail pessoal. Além disso, é importante destacar que o Gmail profissional faz parte do grupo de recursos do Google Workspace, que possui um custo de utilização para as ferramentas personalizadas.
