O que é holerite e como fazer? Veja modelos!

O holerite é fundamental para a empresa e o trabalhador. Confira todas as informações sobre o documento e baixe modelos editáveis.

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Melissa Nunes

Certamente você já ouviu falar sobre o holerite, mas você sabe o que é esse documento e qual é a sua importância?

Basicamente, o holerite funciona como um comprovante de pagamento emitido pela empresa relacionado às atividades desempenhadas pelos seus funcionários. Portanto, o documento é fundamental para o bom funcionamento da empresa, embasando o controle trabalhista, tributário e financeiro da organização. 

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Já para os colaboradores, o holerite é um comprovante de renda e um demonstrativo detalhado do salário, em que é possível observar o valor bruto, líquido, extra, descontos, entre outros pontos relevantes. 

No entanto, o documento ainda causa dúvidas tanto para o empregador quanto para o empregado, especialmente em relação ao que a lei diz sobre ele, o armazenamento e a data em que deve ser entregue.

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A fim de sanar as principais dúvidas sobre o holerite, neste artigo, abordaremos os seguintes tópicos:

  • o que é holerite?
  • quais informações constam no holerite?
  • para que serve o holerite?
  • o holerite é obrigatório?
  • como fazer um holerite?
  • modelo de holerite para preencher e imprimir grátis.

O que é holerite?

A termo holerite vem do nome do norte-americano e fundador da IBM, Herman Hollerith, que, no século XVIII, desenvolveu uma máquina que processava dados em massa, batizada como “hollerith”. 

Também conhecido como contracheque em algumas regiões do Brasil, o documento comprova o pagamento do salário de um funcionário, seja depositado em conta bancária ou retirado no departamento da empresa que realiza essa função. 

Quais informações constam no holerite?

Além dos recebimentos salariais do trabalhador, o holerite também deve conter outras discriminações, como:

  • valores devidos e retirados;
  • plano de saúde;
  • vale transporte;
  • auxílio alimentação;
  • descontos da empresa;
  • descontos governamentais;
  • pagamentos adicionais.

Confira abaixo, de forma detalhada, os principais campos que a maioria dos funcionários encontram em seus respectivos holerites.

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1. Cabeçalho do holerite

Na parte superior do documento costumam constar as seguintes informações:

Dados da empresao nome e o CNPJ da empresa costuma ser a primeira informação do holerite, localizada no lado superior esquerdo;
Dados do funcionário em seguida, há os dados pessoais do trabalhador: nome completo, cargo, código de registro na empresa e, se for o caso, informações da conta para depósito;
Dataa data referente ao pagamento de determinado mês normalmente encontra-se no lado superior direito;
Salárioembora não seja uma regra, em alguns casos, este campo também fica no cabeçalho do holerite. Ele mostra o salário bruto do trabalhador, ou seja, sem nenhum tipo de desconto.

2. Colunas do corpo do holerite

O corpo do holerite é uma tabela que se divide em colunas. Geralmente, elas contêm as seguintes informações:

Códigos de referênciaa primeira coluna à esquerda às vezes não vem nomeada e apresenta sequências numéricas pequenas, geralmente de quatro dígitos, que são os códigos de referência.
De uso exclusivo do empregador, esses códigos servem para identificar cada item do holerite;
Descriçãoa coluna de descrição vem logo depois dos códigos de referência,  especificando cada item do documento;
Quantidade ou referênciatrata-se dos números que baseiam os itens do holerite. Por exemplo, se você entrou em uma empresa no dia 20 de um determinado mês e o pagamento é feito no dia 30, seu salário será calculado com base na quantidade de dias trabalhados (nesse caso, 10);
Vencimentosessa coluna mostra os valores que entram no seu salário, como salário base, gratificações, horas extras, entre outros;
Descontosa coluna de descontos é reservada para os valores que saem do salário, como benefícios dedutíveis e impostos.

3. Linhas do corpo do holerite

Nas linhas do corpo do documento, normalmente constam as seguintes informações:

Salário baseé o salário bruto (sem descontos), sobre o qual os impostos são calculados. O valor que aparece nesta linha deve ser o combinado em contrato, a não ser em casos de deduções por dias não trabalhados;
Adiantamentoalgumas empresas pagam seus funcionários mais de uma vez ao mês (por quinzena, por exemplo). Se for o caso, a primeira parte do salário entrará como adiantamento na parte de descontos;
Horas extrassão denominadas horas extras aquelas trabalhadas além da jornada de trabalho acordada entre empregador e empregado. No entanto, elas só vão constar no holerite se o contrato de trabalho determinar que serão remuneradas;
Benefíciosalgumas companhias não descontam os benefícios oferecidos da folha de pagamentos, porém, para as que descontam, podem entrar itens como vale alimentação ou refeição, previdência privada, plano de saúde, vale transporte, entre outros;
Outros adicionaisna parte de vencimentos, ainda pode haver uma série de adicionais, como: gratificação, adicional noturno, comissões e bônus, repouso ou descanso semanal remunerado e adicionais de periculosidade e insalubridade;
Contribuição sindicalvalor correspondente a um dia de trabalho, cobrado somente uma única vez ao ano e repassado ao sindicato da respectiva categoria. No entanto, o empregado não é mais obrigado a contribuir desde 2018;
Imposto de renda retido na fontegeralmente, vem destacado somente como IRRF e trata-se do valor percentual progressivo, de 0 a 27,5% da renda, que a empresa retém do salário do empregado e paga à Receita Federal.
O cálculo é feito a partir do salário e dos vencimentos, o que significa que quaisquer benefícios e adicionais são levados em consideração, não somente o salário base;
INSSindica a contribuição paga à Previdência. O valor é um percentual do salário bruto, que varia de acordo com a faixa salarial que o empregado se enquadra. Confira a Tabela INSS.

4. Linhas do rodapé do holerite

As linhas do rodapé do documento contém as informações a seguir:

Base IRRFé a base salarial utilizada para o devido desconto do IRRF e corresponde à soma dos vencimentos (ou seja, o salário base e mais todos os adicionais), com exceção da contribuição para o INSS;
Base INSSutilizada para o desconto do INSS e corresponde à soma dos vencimentos. Também pode aparecer como salário de contribuição;
Base FGTSesta é a base salarial reservada para o cálculo do que será recolhido pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
Totais esta linha apresenta o salário líquido, ou seja, o valor final que efetivamente será depositado em conta.

Para que serve o holerite?

Caso você não saiba, este documento possui uma série de utilidades, que vão além da demonstração de pagamento.

Controle de pagamento

Em um primeiro momento, o holerite serve para ter um controle mais eficiente dos seus pagamentos. Isso porque o contracheque possui todos os detalhes sobre os recebimentos salariais do empregado.

Dessa forma, ele atua como uma forma de gerenciamento e consulta, permitindo que o trabalhador controle melhor o seu salário e os devidos descontos que possa vir a ter.

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Em resumo, uma das principais funções do holerite é ser um instrumento de verificação do contratado.

Transparência

Além disso, o holerite também serve como ferramenta de transparência da empresa, já que o documento também é uma maneira da organização ser transparente com os órgãos de fiscalização, como o Ministério do Trabalho.

Uma vez que o contracheque é um direito do trabalhador, é fundamental que as empresas disponibilizem o recurso para seus contratados, e comprovem isso para os devidos fins fiscais.

Obrigações trabalhistas

A princípio, sua disponibilização e emissão é uma obrigação definida pela CLT, de modo que as empresas devem seguir as determinações corretamente. Entretanto, existem outras exigências que demandam transparência e informe, como, por exemplo, o pagamento das contribuições do INSS e impostos.

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Existem vários descontos que incidem sobre o salário do empregado e que também dependem da organização. Nesse caso, o holerite também funciona como uma maneira de acompanhar e comprovar o seguimento de todas as obrigações necessárias.

Processos trabalhistas

Muitas pessoas se surpreendem ao descobrir que o documento também é uma importante ferramenta contra processos trabalhistas, para ambos os lados.

No caso do empregado, ter todos os seus holerites é uma maneira de comprovar seus argumentos durante o processo, também sendo útil como prova.

Enquanto isso, as empresas também podem contar com o holerite como forma de defesa, caso o trabalhador acuse alguma inadimplência ou problemas no pagamento.

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Com o demonstrativo completo, ambas as partes podem se valer de uma prova concreta e verídica, de modo que o contracheque se mostra um importante título a ser guardado.

Comprovante

Por fim, o contracheque é um dos recibos mais importantes do trabalhador, podendo ser usado como comprovação em casos de:

  • abertura de contas bancárias;
  • pedidos de empréstimo;
  • assinatura de contratos;
  • aluguel de imóveis;
  • entre outros.

Por isso, o uso do holerite se estende além das consultas e demonstrativos, sendo uma importante ferramenta para o trabalhador.

O holerite é obrigatório? 

Sim. de acordo com o artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é obrigatório que a empresa realize a entrega do holerite em versão impressa ou online, visto que ele é um comprovante de que o pagamento mensal foi efetuado corretamente, respeitando todas as normas da lei trabalhista.

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A não entrega desse documento pode gerar processos trabalhistas e, como resultado, a empresa pode ser condenada a pagar multas.

Além disso, a empresa também corre o risco de ser condenada a indenizar os funcionários por danos morais caso eles sofram algum tipo de constrangimento por não terem como comprovar sua renda.

Como fazer um holerite? 

Basicamente, há modelos de holerite desenvolvidos e impressos a partir de planilhas eletrônicas e modelos criados online, que não necessariamente precisam ser impressos, uma vez que podem ser enviados por e-mail, salvos e armazenados pelo trabalhador, etc.

Entretanto, para evitar qualquer indisposição com o empregado e com a justiça, o ideal ainda é entregar os holerites impressos.

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Como já foi possível perceber, há várias nuances que envolvem o processo de elaboração de um holerite. Diversas informações devem ser registradas a fim de que todos os direitos e deveres trabalhistas sejam praticados.

Para ajudar você nesse processo, criamos um passo a passo de como elaborar esse documento. Vale ressaltar que um pequeno deslize nos cálculos ou erro nos prazos pode acarretar prejuízo financeiro. Portanto, tenha bastante atenção a cada etapa. Veja abaixo:

1. Conheça a categoria do funcionário

O primeiro passo para elaborar um holerite é conhecer a categoria dos colaboradores da empresa. Atentar-se a esse ponto é muito importante, já que categorias diferentes possuem regras diferentes a serem seguidas.

2. Escolha o sistema

O próximo passo, também muito importante, se resume à escolha de um sistema de apoio para registro de informações sobre os funcionários. Por meio desse sistema, é possível realizar anotações e tê-las em mãos sempre que houver necessidade.

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Para que você não se confunda, cada uma dessas anotações devem ser armazenadas em planilhas, de acordo com o mês de pagamento. São elas:

  • nome do funcionário;
  • endereço;
  • número e série da carteira de trabalho;
  • cargo e natureza da ocupação;
  • valor do salário bruto e líquido;
  • horas extras;
  • descontos de benefícios.

Essas planilhas devem ser adaptadas à realidade da empresa em questão, ou seja, poderá conter menos ou mais dados, de acordo com a necessidade.

Para gerir todo o processo, uma boa dica é investir em softwares especializados no processamento de dados para holerites, pois eles garantirão a segurança das informações e a facilidade de acesso aos dados quando for preciso. Aqui vão algumas sugestões:

3. Faça os cálculos necessários

Outra questão fundamental na hora de elaborar os holerites é ficar atento aos cálculos e valores que constam no documento, uma vez que ele pode sofrer variações em função de faltas, bônus, horas extras, entre outras variáveis.

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Para isso, use a planilha e os softwares citados de modo que todos os dados das atividades referentes ao colaborador fiquem mais organizados.

Além disso, valores adicionais, como adicional noturno, descanso semanal remunerado, adicional noturno, de insalubridade ou periculosidade, também devem ser devidamente registrados e calculados.

Por fim, caso as horas extras não sejam revertidas em folgas, o banco de horas também deverá entrar no cálculo para ser pago ao trabalhador.

Modelo de holerite para preencher e imprimir grátis

Felizmente, há modelos de holerites editáveis que podem ser baixados em formato de planilha eletrônica do excel, devendo ser preenchidos e impressos de acordo com a necessidade.

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Os dados serão utilizados em exibição automática por meio das funções do excel e macros também serão usadas para excluir e incluir linhas, garantindo que todos os campos serão formatados corretamente para inserção dos dados.

Após a inclusão dos dados, você terá a opção de imprimir o holerite para um determinado funcionário ou para todos de uma única vez.

Para imprimir, basta selecionar na tela o mês e o ano de referência dos holerites, sendo que essa extração e preenchimento de grande parte será automática, desde que o funcionário seja escolhido pelo sistema de código.

Os dados que não são preenchidos automaticamente são o nome e o CNPJ da empresa.

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Confira 3 modelos totalmente gratuitos de holerite abaixo. Basta clicar nos links e o download será iniciado automaticamente.

Veja também imagens de alguns modelos de holerite:

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Conclusão

Ao longo deste artigo, você pôde entender o que é holerite e a grande importância deste documento, tanto para a vida dos trabalhadores quanto para a rotina das empresas.

É fundamental que as companhias adotem o holerite como um documento indispensável em seus processos internos, visto que ele é base para processos fiscais, trabalhistas e tributários e contribui para o controle financeiro da empresa.

No caso dos trabalhadores, esse documento é muito mais que um simples comprovante de renda: é um instrumento de transparência da relação trabalhista.

Afinal, com base nele, o colaborador pode analisar seu salário bruto, descontos e quanto ganha mensalmente, enquanto a empresa identifica todos os gastos para realizar sua gestão financeira.

Perguntas frequentes sobre holerite

  1. Holerite é o mesmo que contracheque?

    Sim. A nomenclatura varia de acordo com a localidade. Em algumas regiões brasileiras, especialmente em São Paulo, o documento é chamado de holerite, mas na maior parte do país é conhecido como contracheque.

  2. Quando entregar o holerite?

    A lei CLT não estipula um prazo exato para a entrega do holerite, no entanto, o artigo 459 diz que o pagamento do salário mensal deve acontecer até o quinto dia útil de cada mês, o que dá uma margem de interpretação de que o holerite seja entregue no mesmo prazo.

  3. Preciso guardar o comprovante de pagamento?

    Sim, pois o colaborador pode precisar dele para obter informações além de impostos, como data de contratação e rescisão de contrato, por exemplo. A recomendação é guardar o holerite por 5 anos. Esse prazo estipulado é feito pensando em eventuais cobranças de direitos trabalhistas.

  4. Como saber se um holerite é falso?

    Para evitar ser enganado por um esboço falso, a dica é verificar todas as informações básicas de perto. Procure divergências na formatação e nos números e verifique a qualidade geral do documento. Se ainda restarem dúvidas, entre em contato com a empresa a fim de verificar alguns dados.

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