Certidão de Regularidade FGTS: veja o que é e como emitir!

Você sabia que a certidão FGTS é um documento fundamental para empresas e trabalhadores? Entenda o que é e como emitir esse comprovante!

Escrito por Camille Guilardi

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A Certidão FGTS é um documento que comprova que uma empresa está em dia quanto ao pagamento do Fundo de Garantia de Tempo de Serviço dos seus funcionários. Podendo ser emitido por meio do site da Caixa Econômica Federal de forma gratuita, o comprovante possui importância para negócios que desejam acesso a crédito, e também para o trabalhador que deseja sacar o seu benefício.

Conforme a lei, todo empregado com carteira assinada deve possuir uma conta na qual é depositado o valor correspondente do seu salário mensal. Nesse sentido, entender o que é a certidão FGTS permite que ambas as partes aproveitem as vantagens do documento, seja para comprovação ou para retirada do fundo. Contudo, o assunto pode levantar dúvidas em empregadores. Por isso, confira o conteúdo que preparamos com dicas sobre a emissão desse documento, qual a sua importância dele e como consultar.

O que é a certidão de regularidade do FGTS?

A Certidão de Regularidade, também conhecida como Negativa de Débitos, trata-se de um documento fornecido pela Caixa Econômica Federal gratuitamente. Sua função principal é comprovar que uma empresa está depositando corretamente todos os meses o valor do FGTS dos seus funcionários. Para um empregador se regularizar perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, ele deve estar em dia com:

– obrigações com o FGTS, considerando os aspectos cadastral, financeiro e operacional;
– pagamento das contribuições sociais exigidas pela Lei Complementar n.º 110/2001;
– pagamento de empréstimos lastreados com os recursos do FGTS.

Além disso, é importante destacar que cumprir as obrigações com os trabalhadores, ou seja, ter uma situação regular, é condição obrigatória para participação em licitações públicas e demais situações previstas nas Leis n.º 8.036/1990 e 9.012/1995. Com validade de 30 dias após ter sido emitido, o documento pode ser renovado 10 dias antes da data do seu vencimento. Para renová-lo, basta seguir o passo a passo:

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  1. Acesse o site da Caixa Econômica Federal;
  2. Clique na opção “Verifique a Renovação do CRF”;
  3. Em seguida selecione “Renove o Certificado de Regularidade do FGTS – CRF”.

Formado por depósitos realizados mensalmente pelos empregadores, o FGTS é um dos recursos mais utilizados por brasileiros que desejam realizar investimentos ou precisam de segurança após a demissão.

Qual a sua importância?

A certidão FGTS é importante para os empregadores comprovarem a quitação de suas obrigações. Isso porque esse documento é necessário para as empresas provarem a sua regularidade em relação a débitos e direitos trabalhistas. Enquanto isso, para empregados, o documento pode servir para solicitar o saque do fundo ou para comprovar uma eventual situação de desemprego, uma vez que a certidão é fundamental para que trabalhador tenha direito ao acesso FGTS.

Nesse caso, também vale ressaltar que a ausência pode gerar problemas para os gestores dos negócios, visto que, sem o documento, pessoas jurídicas podem sofrer com impedimentos na solicitação de empréstimos e financiamentos. Além disso, são impedidos de alterar o contrato social do negócio, de participar de licitações públicas ou até mesmo de pedir, ou renovar, vistos de sócios para o exterior.

Como são feitos depósitos?

O recolhimento do FGTS é realizado mensalmente e as empresas devem depositar o equivalente a 8% do valor bruto do salário registrado de cada trabalhador em uma conta aberta em nome do mesmo na Caixa Econômica Federal (CEF).

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Nos contratos de aprendiz, postos nos termos da lei nº 11.180 de 2005, os funcionários terão direito ao depósito de 2% do salário bruto depositados mensalmente no FGTS. Desse modo, é importante ressaltar que os depósitos não incidem somente sobre o salário mensal, mas também sobre o pagamento de:

– Férias e abono; 
– Décimo terceiro salário;
– Aviso prévio trabalhado ou indenizado;
– Em caso de licença maternidade ou paternidade, ou, para prestar serviço militar;
– Horas extras e adicionais noturnos.

Ainda, em situações de interrupção do contrato de trabalho, a empresa deverá continuar contribuindo durante o período de afastamento. Esses momentos geralmente ocorrem em casos de tratamento de saúde ou acidente de trabalho.

Multa de 40%

Em caso de demissão sem justa causa, a empresa contratante é obrigada a pagar uma multa rescisória no valor de 40% sobre todos os valores que a companhia depositou na conta do trabalhador. Assim, mesmo que uma parte do dinheiro seja sacado, caso o trabalhador faça um financiamento imobiliário, por exemplo, a multa de 40% será calculada sobre o valor total dos depósitos efetuados durante o período do contrato de trabalho com a instituição.

Quem tem acesso à certidão do FGTS?

Tanto empregados quanto empregadores podem ter acesso à certidão FGTS. Assim, instituições públicas e privadas, ou indivíduo que já trabalhou como CLT, podem solicitá-la. Além disso, é importante reforçar que todas as empresas regulares perante o Fundo de Garantia e que estejam cadastradas no sistema FGTS tem direito de emitir o documento.

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Nesse caso, basta apresentar os dados solicitados pelo portal da Caixa referente à instituição para realizar a consulta no site. Entre os documentos necessários estão:

  • o CNPJ da empresa;
  • o estado onde ela é registrada;
  • e o código de verificação da página.

No caso dos trabalhadores, é possível conferir mensalmente o valor depositado no FGTS por meio da página de Serviço ao Cidadão da Caixa Econômica. Para isso, é necessário realizar um cadastro no portal e conferir o extrato individual. Ainda, é importante ter em mente que o extrato individual não é sinônimo de certidão FGTS. Isso porque o extrato serve para os colaboradores acompanharem o andamento dos depósitos. Enquanto isso, a certidão é utilizada apenas para comprovar que a empresa não tem pendências. 

Como consultar e emitir o certificado de regularidade FGTS (CRF)

Para consultar e emitir o certificado de regularidade, primeiramente é necessário garantir que os seguintes dados estejam em dia:

– Pagamento de empréstimos vinculados ao FGTS;
– Obrigações relacionadas ao FGTS, como pagamento e cadastro;
– Pagamento de contribuições sociais.

Vale lembrar que documento é válido em todo o território nacional, e, em caso emergencial, é importante saber que a Caixa Econômica fornece o documento no máximo em um dia. Assim, para obter a certidão FGTS, acesse o Serviço ao Cidadão da Caixa e siga o passo a passo:

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  1. Insira o CNPJ ou CEI com o dígito verificador;
  2. Selecione o estado onde a empresa está registrada;
  3. Digite o código verificador informado na página;
  4. Selecione o botão “consulta”;
  5. Ao receba o documento validado, basta imprimir.

O histórico do documento dos últimos 24 meses ficará armazenado no sistema da Caixa para consultas e certificação de autenticidade, se necessário. Nesse caso, se a certidão não aparecer após a solicitação, é provável que algumas informações tenham sido cadastradas incorretamente, ou até mesmo que existam irregularidades junto ao fundo. Assim, é necessário realizar uma visita à Caixa Econômica para identificar a origem do problema. Se certidão FGTS não foi gerada devido a falhas de processamento, a empresa deve apresentar os comprovantes de pagamento para regularizar sua situação.

Caso o recolhimento do valor não esteja correto, ou seja, não correspondendo a 8% do salário de cada funcionário, será preciso quitar a diferença. No entanto, independente do caso, é ideal resolver o mais rápido possível para obter a certidão FGTS. Do contrário, o estabelecimento permanecerá em situação irregular.

Qual a multa por pagar o FGTS em atraso?

A empresa que atrasar o pagamento do FGTS terá de pagar não só as multas, mas também os juros mensais pelo atraso. Atualmente, a multa é de 5% no mês de vencimento do recolhimento do valor e de 10% a partir do mês seguinte ao vencimento. Enquanto isso, os juros de atraso são de 0,5% por mês para as empresas que não realizarem o pagamento do valor.

Onde usar o saldo do FGTS?

Ao considerar utilizar o saldo FGTS, é importante que o empregador e o colaborador saibam quais são as possibilidades de usar o fundo de garantia. Novas modalidades foram liberadas em 2019, exigindo que as empresas tenham que se organizar para manter os depósitos em dia. Para o colaborador com saldo na conta do fundo, é importante saber que é usar esse valor para um objetivo ou necessidade. Confira:

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Demissão sem justa causa

Quando um funcionário com carteira assinada é demitido sem justa causa, ele tem direito a sacar o FGTS, além de receber um pagamento pela rescisão, e em alguns casos, o aviso prévio. Neste caso, o colaborador poderá retirar o dinheiro da conta vinculada à empresa que o desligou, o que significa que ele não consegue realizar saques em contas inativas.

Aposentadoria

O trabalhador que decide se aposentar poderá retirar o valor de todas as contas nas quais ele tem algum saldo. Nesse sentido, é importante verificar quais as condições e o que a lei exige atualmente para que um empregado se aposente.

Saque-aniversário

Desde 2020, o trabalhador passou a ter o direito de retirar até 50% do FGTS todos os anos, no mês do seu aniversário. Desse modo, o percentual disponibilizado pode variar conforme o montante acumulado. Vale lembrar que a data de saque dura três meses a partir do primeiro dia útil do mês de aniversário.

Nesse caso, aderir ou não ao formato do saque é opcional, mas é uma decisão que precisa ser avaliada com cuidado.Isso porque optar por esse modelo impedirá o saque do valor total de pagamento do benefício em caso de demissão sem justa causa. Assim, quem solicitar o saque de aniversário só poderá retornar à modalidade antiga dois anos depois da solicitação.

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Adiantamento do saque-aniversário

Para quem tem um planejamento ou precisa de um valor para organizar suas finanças, realizar a antecipação do saque-aniversário é uma boa opção. Nessa modalidade de empréstimo o solicitante pode escolher quantas parcelas quer adiantar. Em seguida, a instituição financeira paga o valor e desconta as parcelas do empréstimo diretamente do fundo pelo saque-aniversário. Tenha em mente que cada banco ou financeira define um valor mínimo que o solicitante precisa ter de saldo e o número máximo de parcelas que pode adiantar.

Extinção da empresa

Ocorrendo a extinção da empresa no caso de falência do qual proporcione o encerramento de suas atividades ou fechamento de um de seus estabelecimentos, o saque FGTS é permitido por lei. Nesse caso, o funcionário poderá sacar o saldo referente aos depósitos pela empresa realizados durante o tempo do contrato de trabalho.

Conta inativa

O saque de contas inativas podem ocorrer quando a conta vinculada permanecer durante três anos consecutivos sem receber depósitos, ou o colaborador ficar afastado do regime do FGTS pelo mesmo período. No entanto, recentemente a regra foi flexibilizada em duas ocasiões diferentes. Em 2016, o presidente Michel Temer autorizou o saque total das contas que estavam inativas até dezembro de 2015. Enquanto isso, em 2019, o presidente Jair Bolsonaro fundou o programa do ‘saque emergencial’.

Falecimento do trabalhador

O titular que falecer terá o seu saldo integralmente dividido em partes iguais, entre os seus dependentes informados na Certidão de Dependentes do INSS ou no documento emitido pelo Órgão, ou Empresa Pública a que estava subordinado. No caso da falta de dependentes inscritos na Previdência Social ou órgão equivalente, o pagamento poderá ser realizado por meio de alvará judicial.

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Onde a certidão de regularidade do FGTS é obrigatória?

Conforme as Leis n.º 8.036/1990 e 9.012/1995, existem situações em que a certidão FGTS é obrigatória.  A princípio, existe essa exigência em:

– habilitações e licitações realizadas por órgãos federais, estaduais e municipais, sejam elas diretas, indiretas ou fundacionais;
– habilitações ou licitações efetuadas por entidades controlada direta, ou indiretamente pela União, estados ou municípios;
– mudança de domicílio para o exterior;
– obtenção de financiamentos ou empréstimos junto a entidades financeiras oficiais;
– registro ou arquivamento de alteração ou distrato de contrato social, estatuto ou qualquer documentação que modifique ou elimine a estrutura jurídica do empregador;
– obtenção de créditos, isenções ou subsídios, bem como auxílios ou concessão de serviços, ou outros benefícios concedidos por órgãos federais, estaduais e municipais entram nessa categoria, com exceção em casos que visam saldar débitos com o próprio FGTS.

Qual a diferença entre a certidão e a guia do FGTS?

É essencial não confundir o Guia do FGTS com a Certidão FGTS, para não gerar problemas em relações a comprovações ou solicitações, tanto para empresa, quanto para o trabalhador.

Nesse caso, é importante entender que a Guia de Recolhimento é um documento gerado com um código de barras, contendo os dados dos colaboradores, podendo ser utilizado apenas para pagar o valor de FGTS. Enquanto isso, a Certidão de FGTS, em sua definição, é um documento que comprova a regularidade desse pagamento pelas empresas.

MEI pode emitir a certidão de FGTS?

Sim, quem é MEI e tem um empregado deve pagar FGTS, e, por isso, pode ter a necessidade de emitir a certidão da mesma forma que outras empresas. Um exemplo é que o microempreendedor individual também pode participar de licitações públicas específicas para esse perfil de negócio.

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Dessa maneira, além de ter que estar em dia com o direito do funcionário, a certidão FGTS também é exigência para o MEI buscar melhores oportunidades de negócios. Vale lembrar que a Certidão FGTS para MEI é o documento que comprova o pagamento do fundo. Assim, é possível emitir o documento seguindo o mesmo procedimento de empregadores de outras categorias.

O que é um MEI? 

MEI é a sigla dada para o Microempreendedor Individual, e trata-se de um modelo empresarial simplificado, instituído pela Lei Complementar n.º128, cujo objetivo é de facilitar a formalização de atividades de quem trabalha de forma autônoma. Desse modo, mesmo sendo uma opção interessante para quem deseja formalizar o próprio negócio, para ser MEI é necessário atender a uma série de exigências.

Nesse caso, os principais requisitos estão relacionados ao limite de faturamento anual, a atividade econômica que será exercida, e a quantidade de funcionários que podem ser contratados. No que se refere ao limite de faturamento MEI, o valor é de, no máximo, R$ 81 mil ao ano. Já com relação à quantidade de funcionários, um empreendedor dessa categoria só pode contratar um colaborador. Quanto às atividades econômicas, não pode ser MEI quem exerce atividades intelectuais, como, por exemplo:

  • Médicos;
  • Dentistas;
  • Engenheiros;
  • Advogados;
  • Psicólogos;
  • Nutricionistas;
  • Fisioterapeutas;
  • Dentre outros.

Além disso, outros requisitos para um empreendedor poder abrir uma empresa como MEI é não ter sócios no negócio que está sendo aberto e não ter outra empresa aberta em seu nome.

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CRF tem validade?

Sim, o documento tem validade de 30 dias após ter sido emitido, podendo ser renovado 10 dias antes da data do seu vencimento. Para renovar a certidão FGTS, basta acessar o site da Caixa Econômica, clicar na opção “Verifique a Renovação do CRF” e, em seguida, selecionar “Renove o Certificado de Regularidade do FGTS – CRF”. O mesmo se aplica para a nova emissão, mesmo que o prazo inicial não tenha se encerrado no momento. A validade conta no momento da segunda solicitação.

Qual a importância da certidão FGTS? 

Conforme a lei, todo trabalhador com carteira assinada deverá possuir para ser depositado o valor correspondente a 8% do seu salário mensalmente. Nesse caso, o FGTS é o documento que comprova que estes depósitos estão sendo feitos de maneira correta. Desse modo, a certidão FGTS é importante tanto para os contratantes, quanto para os trabalhadores. Isso porque é por meio do documento as empresas conseguem provar que estão em dia com suas obrigações trabalhistas em dia. 

Além disso, é com esse comprovante que os trabalhadores demitidos podem solicitar o saque do FGTS e comprovar a condição. Nesse caso, para evitar problemas judiciais, e ter uma boa relação com os funcionários do seu negócio, é ideal que a empresa cumpra com as obrigações trabalhistas conforme o que a lei exige.

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Perguntas Frequentes

  1. Como emitir certidão FGTS?

    É possível emitir a certidão FGTS por meio do site da Caixa Econômica Federal, informando o CNPJ, número de inscrição e o código verificador.

  2. Como verificar autenticidade da certidão de regularidade do FGTS?

    A garantia da autenticidade é emitida pela CAIXA Econômica. Para isso é necessário consultar o documento obrigatoriamente, via Internet www.caixa.gov.br ou em qualquer agência, sempre que o CRF for apresentado em papel.

  3. Como consultar a certidão do FGTS?

    Para consultar a certidão FGTS, acesse o Serviço ao Cidadão da Caixa e siga os passos que a instituição solicitar.

  4. Para que serve a certidão do FGTS?

    A Certidão FGTS é um documento fornecido pela Caixa Econômica com objetivo de comprovar que uma empresa está depositando de forma correta todos os meses o valor do benefício dos seus funcionários.

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