Por quanto tempo guardar comprovantes de pagamentos e documentos?

Pagamos tantas contas, impostos, tributos, e outros documentos na vida, que chega uma hora que nos deparamos com aquele monte de papel jogado em uma pasta, ou uma gaveta. Os mais organizados têm tudo arquivado, devidamente separado. Mas os que não são tão organizados assim, acabam perdendo comprovantes e documentos importantes na bagunça de papéis. No entanto, você sabe por quanto tempo guardar os comprovantes?

É importante armazenar todos os comprovantes de pagamentos de forma organizada, pois você pode precisar deles um dia. Mas muitas pessoas têm a seguinte dúvida: Preciso guardar os comprovantes para sempre? Ou posso descartar em algum momento? Veja a seguir o prazo que alguns documentos e comprovantes devem ser guardados. Passado o prazo, podem ser descartados sem maiores problemas.

Por quanto tempo devo guardar os comprovantes de compras e documentos?

Primeiramente, é preciso lembrar que sempre existem algumas alternativas para conseguir novamente um comprovante de pagamento ou nota fiscal de compra. As empresas não podem se negar a ter acesso a segunda via de comprovantes e outros documentos. De qualquer forma, é sempre bom tê-los em mãos.

Atenção

Sempre que for descartar algum documento importante, principalmente que contenha dados pessoais, rasgue ou queime o papel antes de jogar no lixo. Eles podem conter dados pessoais ou outras informações.

Veja abaixo a lista de documentos e a recomendação de quanto tempo guardar cada um deles:

Imposto de renda

Todos os documentos cobrados pela Receita Federal, incluindo o IR, comprovantes de entrega da declaração no banco, comprovantes de aplicações, recibos médicos e escolares e outros documentos que permitiram deduções, precisam ser guardados por cinco anos, contando a partir do primeiro dia útil do ano seguinte.

IPTU, IPVA e Impostos diversos

Na prática, esses impostos devem ser guardados por quase seis anos, já que é recomendado o arquivamento pelo prazo de cinco anos, contados do primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento. Após esse período, a União, os estados, o Distrito Federal e os municípios não podem mais cobrar os seus contribuintes.

Conta de água, luz, telefone e gás

Essas contas de consumo devem ser guardadas por cinco anos. Mas agora as prestadoras de serviço são obrigadas a emitir uma nota de quitação de débitos do ano anterior, que vem na própria conta. Tendo essa nota de quitação em mãos, pode-se dispensar as contas individuais do ano em questão e guardar apenas o comprovante de quitação do anual.

Notas fiscais e Certificados de Garantia

Devem ser guardadas enquanto durar o prazo de garantia do produto, que no caso de produtos e serviços não duráveis (alimentos, por exemplo), o prazo é de 30 dias, e para duráveis, o prazo é de 90 dias.

Consórcios e Crédito Imobiliário

Os comprovantes de pagamento das parcelas de um consórcio devem ser guardadas até que o mesmo termine, pois somente com todos os comprovantes de pagamento é possível liberar o bem adquirido. Já os recibos de crédito devem ser mantidos até que a administradora oficialize a quitação do pagamento do bem e ele seja liberado.

Aluguel de Imóveis e Condomínio

Os comprovantes de pagamentos de aluguéis devem ser arquivados por três anos, prazo que o locador tem para cobrar aluguéis em atraso, assim como o contrato de locação e o termo de entrega de chaves. Já os comprovantes de pagamentos de condomínio devem ser guardados por cinco anos, mas de tempos em tempos é possível solicitar ao síndico uma nota informando que não existem débitos até aquele momento, assim como é feito nas contas de consumo.

Faturas de cartão de crédito e comprovantes de compras

A fatura do cartão deve ser guardada por um ano. Já os comprovantes de compras feitas com o cartão de crédito à vista podem ser guardadas por apenas seis meses. Compras realizadas no crédito parceladas devem ter o comprovante guardado por cinco anos.

Dívidas, Contratos e Financiamentos

Contratos devem ser guardados até que o vínculo entre as partes seja desfeito. Em caso de financiamento, após o pagamento de todas as prestações e a desalienação do bem, deve-se pedir à empresa um comprovante de quitação que precisa ficar guardado por, pelo menos, dois anos.

Convênio médico, plano de saúde e mensalidade escolar

Quando o uso for para dedução de IR, o recibo deve ser guardado pelo mesmo prazo dele, cinco anos. Se não, apenas por dois anos são suficientes.

Compra de Imóveis

Todos os documentos e comprovantes referentes à compra devem ser guardados até a escritura ser lavrada e registrada no cartório de registro de imóveis, momento em que o comprador adquire a propriedade plena do imóvel.

Comprovantes de pagamento de empregados domésticos e profissionais liberais

Todos os comprovantes de pagamentos de empregados domésticos e profissionais liberais (advogados, médicos, dentistas, entre outros) devem ser guardados por cinco anos. No caso de trabalhadores rurais o prazo é de dois anos. O ideal é pedir que o empregado assine um recibo toda vez que receber o pagamento.

Contracheque

Deve ser arquivado durante cinco anos para possíveis cobranças de direitos trabalhistas.

INSS

Para efeito de previdência social, profissionais autônomos devem guardar o carnê do INSS até o pedido do benefício da aposentadoria.

Conclusão: qual a melhor forma de guardar os documentos?

Hoje em dia, organizar papéis não é muito prático. Assim, a tecnologia pode ser sua maior aliada na hora de separar e organizar os seus comprovantes e documentos. Dessa forma, a digitalização de cada um pode proporcionar uma maior automotização, diminuir o uso de papel e dar a facilidade de ter tudo que necessita a um clique de distância. Por fim, agora que você sabe por quanto tempo guardar os comprovantes, recomendamos que você priorize sempre ter esses documentos dentro do prazo de cada um para que evite situações complicadas!

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