Descubra como aumentar sua produtividade pessoal e no trabalho para ser mais bem-sucedido!
Otimizar é a palavra da vez.
Fazer mais em menos tempo, ser produtivo, ter alta performance, todas essas são expressões usadas no ambiente de trabalho corriqueiramente.
Mas o que fazer se você não consegue atingir altos níveis de produtividade e está constantemente desanimado por ver os dias passarem, sua de lista de atividades pendentes aumentar e a frustração te abater?
Nesse artigo, abordaremos o tema de forma profunda, dando dicas práticas de como melhorar sua performance e se tornar alguém altamente produtivo e focado.
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O que é produtividade?
É importante definir, pois muitas pessoas ocupadas acreditam que são produtivas apenas por terem uma imensa lista de afazeres e trabalharem de forma exaustiva, às vezes, mais de 10h por dia.
No entanto, o comportamento descrito não chega nem perto do conceito de produtividade, já que essas atitudes afetam outras áreas da vida, como saúde, lazer e o sono.
Isso pode trazer graves consequências à qualidade de vida do indivíduo no médio e longo prazo.
A Relação entre efetividade, eficiência, eficácia e produtividade
Para entender melhor o que é produtividade, é importante esclarecermos três conceitos que vão nos ajudar a defini-la:
- Efetividade: é a forma certa de se realizar determinada atividade. Pode ser vista como a realização de uma tarefa de uma forma eficaz e eficiente.
- Eficácia: mede se a ação obteve êxito de acordo com os objetivos pretendidos, sendo uma medida para verificar a proporção entre resultado obtido e resultado esperado.
- Eficiência: é alcançar o melhor resultado com o mínimo de recursos.
Nesse sentido, o conceito de produtividade é bem próximo da definição de eficiência.
Usar o mínimo de recursos, sejam eles materiais ou imateriais, e alcançar o resultado máximo é um sinônimo de produtividade.
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Conceito de Produtividade
A teoria Essencialista, que tem em Greg Mckeown sua maior referência, define a produtividade como: fazer menos e melhor.
Mckeown, autor do livro “Essencialismo – A disciplinada busca do menos”, defende que a maneira mais eficiente de se buscar ser produtivo é focar nas atividades essenciais.
Para isso, deve-se eliminar tudo que for “dispensável” da sua lista de afazeres.
Na teoria essencialista, o profissional com elevado nível de produtividade sabe diferenciar claramente as tarefas indispensáveis das que têm pouca importância, canalizando todo o seu esforço nas atividades que geram maiores resultados.
Assim, o desempenho desse profissional se torna extraordinário.
Como é o processo essencialista?
Primeiro, é preciso que você analise minuciosamente o que traz valor ao seu trabalho, o que realmente dá resultados, e encontre maneiras eficientes de chegar nesses resultados.
Dominando os aspectos essenciais, você estará apto a negociar com seus superiores, visto que ficará mais fácil compartilhar ideias de como atingir suas metas de maneiras mais assertivas.
Além disso, aplicar essa técnica te dará poder de decidir, implicitamente, sobre quais tarefas não realizar.
Caso suas opiniões surtam os efeitos desejados e sejam acatadas pelos superiores, você terá a credibilidade para dizer, por exemplo:
“Não acredito que essa tarefa irá repercutir positivamente na minha performance”.
E, desse modo, escolher quais tarefas descartar.
Como identificar o que é essencial?
Na teoria, parece simples: identificar as tarefas indispensáveis, focar todos os seus recursos para cumpri-las e ter uma alta produtividade!
Entretanto, o primeiro ponto dessa tríade é o mais complexo.
Greg Mckeown propõe que, para achar as respostas, seja feito um trabalho de profunda análise de aspectos passados, presentes e futuros.
Reflexões sobre:
- Quais foram suas maiores vitórias na vida?
- Em quais momentos você fracassou?
- O que quer deixar de legado?
Pensar no longo prazo é a chave do essencialismo.
É preciso ter uma visão do todo para perceber o que realmente é essencial.
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Diferença entre produção e produtividade
À primeira vista, pode até parecer que são conceitos similares ou iguais, mas na verdade são bem diferentes.
Enquanto a produção resulta na origem de um serviço ou produto, ou seja, é o processo de criar algo, a produtividade é a capacidade de otimizar recursos, fazendo mais com menos.
Dessa forma, pode-se considerar que a produção está mais preocupada com a quantidade.
Já a produtividade, preocupa-se mais com a qualidade do que é entregue.
A produtividade tem como meta estimular o trabalho e a busca crescente por resultados.
Qualidade e produtividade
Em se tratando de produtividade, muito mais vale a qualidade do que a quantidade.
Essas duas ideias estão intimamente ligadas.
Para gerar resultados expressivos, é preciso focar na qualidade das ações, buscar a excelência em termos de eficiência.
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Gestão do tempo e produtividade
Uma boa gestão de tempo baseia-se em organização.
Fazer listas de tarefas separadas por dias e grau de prioridade é uma das ferramentas mais importantes.
Foque seus esforços primeiramente nas atividades que requerem mais dedicação, aquelas mais complexas.
Muitas pessoas não conseguem reagir sob pressão.
Então, ao deixar as tarefas mais complexas pro final do dia, acabam não conseguindo executá-las da melhor maneira.
Por isso, é mais interessante deixar as tarefas mais rápidas e fáceis para o final, já que elas não impõem um grande grau de pressão e podem ser desempenhadas sem gerar estresse.
Dessa maneira, você pode terminar seu dia sabendo que realizou as atividades mais complexas com excelência por estar mais relaxado e focado – já que as fez logo no início.
E fechou o dia de forma eficiente, ao realizar as demais tarefas de sua lista.
Multitarefa: aliado ou vilão?
É cientificamente comprovado que o cérebro humano não consegue desenvolver mais de uma tarefa que exija esforço intelectual com o mesmo nível de concentração.
Assim, realizar várias tarefas ao mesmo tempo, ao invés de otimizar seu tempo, pode acabar te deixando menos produtivo, uma vez que as atividades podem deixar a desejar no quesito qualidade.
Entretanto, é possível usar a multitarefa em ocasiões onde uma tarefa é física e a outra cognitiva.
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O ideal para desenvolver tarefas intelectuais é que elas sejam executadas separadamente e com total foco, o que se chama de “estado flow” ou “estado camaleão”.
Um camaleão só pode se adaptar a um ambiente de cada vez, mas quando o faz está totalmente imerso no mesmo, tanto que não se distingue dele.
Portanto, devemos ser/ficar tão centrados em nossas atividades que distrações internas ou externas não nos tirem a concentração.
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Ferramentas de produtividade
Se você está lendo esse artigo, provavelmente tem problemas com produtividade ou quer aumentar seu desempenho.
É possível, também, que várias distrações te persigam durante o dia como:
- Checar compulsivamente seu e-mail;
- Dar uma olhadinha nas redes sociais;
- Ou constantemente se sentir entediado e ir dar uma voltinha para tomar água ou ir ao banheiro.
Pior que no final do dia vem aquele sentimento de estar cheio de trabalho e sem tempo para realizar suas atividades.
Isso ocorre porque falta um método eficaz de organização e priorização das suas tarefas.
Matriz de Eisenhower
Essa matriz foi desenvolvida por Dwight Eisenhower, vejamos como ela funciona:
Tarefas urgentes e importantes
O primeiro quadrante traz a prioridade máxima do seu planejamento de tarefas.
São aquelas tarefas que, se não realizadas, têm impacto negativo sobre toda uma cadeia de operações e comprometem seus resultados futuros.
Tarefas importantes e não urgentes
São aquelas que você ainda dispõe de um prazo confortável para entregar.
Logo, pode programá-las e realizá-las em um futuro próximo.
Tarefas urgentes e não importantes
São aqueles pequenos problemas que aparecem no dia a dia e acabam te fazendo perder um tempo precioso, mas que, na verdade, resolvê-los não irá trazer grandes benefícios para seus resultados.
Essas tarefas devem ser delegadas.
Saber delegar é uma atitude produtiva, uma vez que já vimos que estar atolado de trabalho o tempo todo é o contrário de ser eficiente.
Desse modo, não tenha medo de delegar as tarefas urgentes e não importantes.
Elas não precisam de você pessoalmente e podem te causar atrasos em atividades que realmente necessitam da sua atenção.
Tarefas não importantes e não urgentes
Se a tarefa não tem nenhuma importância nem grau de urgência, ela deve ser eliminada da sua lista de afazeres.
São tarefas que só te atrasam e tiram seu foco.
Deixe-as de lado e, se algo em relação à importância e à urgência mudar, reenquadre-a em outra categoria.
Apps de produtividade
Alguns aplicativos podem te ajudar a se organizar melhor e ser mais produtivo, vejamos alguns:
Todoist
Com ele, você pode programar suas atividades do dia, separando-as por ordem de importância.
Delegar tarefas também é uma opção.
Assim, em projetos compartilhados, você pode atribuir afazeres a cada membro do grupo e acompanhar a realização das atividades.
Evernote
Esse aplicativo possibilita que o usuário crie notas escritas, colecione e capture ideias na forma de notas, cadernos, lembretes, listas de verificação e listas de tarefas.
É possível, ainda, fazer discussões e brainstorm de projetos no aplicativo, sendo uma possibilidade a divisão de tarefas.
Trello
É um organizador de tarefas que proporciona a personalização de fluxos de trabalho de diferentes projetos.
Nele, é possível adicionar um check list em cada projeto, para separar as atividades de maneira mais organizada, adicionar colaboradores em cards, fazer comentários e dividir tarefas.
Além de classificar a prioridade das tarefas, sejam suas ou para terceiros.
Permite que você guarde notícias, vídeos e todo tipo de conteúdo que te interesse para ver depois ou para rever.
Conta com um recurso que transforma textos em áudio, sendo possível escutar matérias que te interessam.
Uma outra grande vantagem é poder acessar os conteúdos salvos em outros dispositivos (tablet e computador) e no modo offline.
Boomerang for Gmail
Proporciona ao usuário programar as respostas aos seus e-mails.
Assim, você escreve agora e pode mandar apenas em uma data e hora programadas.
Como aumentar minha produtividade pessoal e no trabalho
Já citamos algumas coisas que podem estar atrapalhando sua produtividade.
Vamos, agora, nos aprofundar nessas questões e te mostrar de forma objetiva como combater esses males e aumentar sua produtividade.
Algo que atrapalha muita gente é o vício nos e-mails.
Além de ser uma desculpa para procrastinar atividades mais urgentes, costuma quebrar o ritmo de trabalho e a concentração quando a checagem dos e-mails é excessiva.
Alguns pontos podem te ajudar a ser mais assertivo nessa área, como por exemplo:
- Escolha um horário para abrir seu e-mail e, ao fazer isso, se foque na tarefa.
- Não deixe para responder mais tarde. Isso irá te gerar um retrabalho ou você pode esquecer de responder.
- Receber e-mail apenas em horários definidos. Alguns aplicativos como o BatchedInbox, trazem essa funcionalidade. Desse modo, você não fica tentado a abrir sua caixa de e-mail toda vez que vê a notificação.
- Sair de listas de e-mail desnecessárias. Com toda certeza, você recebe muitos e-mail por dia que não te interessam, só lotam seu correio eletrônico e te fazem perder tempo, nem que seja para apagá-los.
- Procure deixar sua caixa de entrada sempre zerada ao final do dia. Ter muitos e-mails pode gerar desorganização e te fazer perder informações realmente importantes.
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Listas de tarefas
Listar, na noite anterior, as atividades do dia seguinte te ajuda a se organizar, além de te permitir dormir tranquilo e acordar já com foco no que deve ser feito.
Nessas listas, é importante colocar em primeiro lugar as atividades de maior importância, que geralmente são as mais complexas e, às vezes, chatas.
Ou seja, aquelas com maior potencial para procrastinação.
Conheça seus períodos de produtividade
Todo mundo funciona melhor em determinado horário.
Veja em qual parte do dia você se sente mais produtivo e motivado. Separe essa parte para as tarefas que precisam de maior concentração e energia.
Lute contra procrastinação
Procrastinar é mentalmente exaustivo, pois enquanto você evita aquela tarefa desgastante iludindo-se com falsos momentos de descontração, tem uma parte do seu cérebro que está constantemente preocupada com a tarefa que está sendo procrastinada.
Você pode usar a técnica da recompensa e estipular um prêmio para cada tarefa cumprida, como por exemplo, 10 minutos nas redes sociais, ou algo do tipo.
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Elimine as distrações
A principal arma dos procrastinadores são as pequenas distrações, que parecem prazerosas e instigantes, porém, nos fazem perder um tempo precioso.
Se seu celular é fonte de distração, desconecte-o enquanto foca em tarefas importantes, defina horários para utilização das redes sociais e programe seus intervalos.
Caso seu ambiente de trabalho seja barulhento, use fones de ouvido ou protetores auriculares para preservar sua tranquilidade.
Busque agrupar atividades por contexto
Um dos grandes vilões da produtividade é a troca de tarefas constantes, um exemplo recorrente deste fato são as reuniões.
Por isso, muitos CEOs renomados escolhem apenas um dia na semana para fazer reuniões, ficando com os outros dias livres para alcançar produtividades incríveis.
Com essa estratégia, eles acabam por agrupar as tarefas de mesma natureza, ajudando a não quebrar a linha de raciocínio e acabando as tarefas mais rapidamente.
Produtividade pessoal por Tim Ferriss
Para se tornar mais produtivo, além de todas as outras dicas citadas, é importante lembrar das orientações que o Timothy Ferriss, autor de “Trabalhe 4 horas por semana”, quais sejam:
- Faça uma lista das coisas que tem para fazer no dia, separe 5 minutos para essa atividade. Esses 5 minutos irão te poupar muito tempo e retrabalho.
- Foque no que realmente é importante e não dê atenção demais às tarefas triviais. Realize-as de forma rápida, sem se preocupar excessivamente com detalhes.
- Comece sempre pela atividade mais desconfortável, a que menos você deseja fazer, mas que em compensação é extremamente relevante para seus resultados.
- Reserve pelo menos 60 minutos para realizar a primeira tarefa do dia, antes de começar todo o resto, essa deve ser a mais importante da lista e, provavelmente será a descrita no item 3.
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Técnicas para aumentar a produtividade
Técnicas são caminhos traçados para o alcance do objetivos. Contudo, elas só se tornam efetivas, quando colocadas em prática e exercitadas até tornarem-se hábitos.
Veja, a seguir, duas técnicas renomadas sobre produtividade.
Método de Pomodoro
É uma técnica bem simples e consiste em dividir o tempo em espaços de 25 minutos – que são chamados pomodoros.
Durante esse intervalo, seu foco deve ser totalmente na tarefa que está realizando.
A cada final de ciclo, você deve descansar 5 minutos e recomeçar. Ao final de 4 quatro ciclos, você deve parar por 15 minutos e, só então, retomar.
Se no meio de um ciclo você lembrar de algo que precisa ser feito, escreva em um papel e faça nos próximos ciclos. Como os ciclos são pequenos, é totalmente possível aquela tarefa esperar alguns poucos minutos.
Dessa forma, as distrações não atrapalham a execução da tarefa da vez.
Agenda de blocos
Também chamada de “Agenda DRD” pelo conceituado Geronimo Theml, essa técnica é baseada na separação das atividades em grandes blocos, dentro dos quais serão desenvolvidas as tarefas menores.
A organização dos blocos leva em consideração o tempo que levarão para serem executados e busca uma organização recorrente das tarefas.
Geronimo conceitua DRD como: “Descarregar” todas as tarefas pendentes, “Reunir” cada uma dessas tarefas em blocos e “Distribuir” esses blocos de tarefas na programação da agenda (dia da semana e horários).
Assim, você deve definir blocos de horários com uma macro tarefa e destrinchar as outras dela decorrentes (micro tarefas).
Indicadores de produtividade
Os indicadores de produtividade são mais usuais para empresas, mas é possível medir a produtividade individual, baseado em alguns métodos, por exemplo:
- Pontos por semana: se você trabalha por produção, por exemplo (redatores de texto e designers freelancers podem ser enquadrados nessa hipótese), é possível atribuir um número de pontos para cada atividade de acordo com a complexidade e tempo que irá demandar. Você pode, inclusive, escolher seus critérios para melhor adaptar o sistema à sua realidade. Assim, toda semana saberá quantos pontos acumulou, tendo um indicativo de sua produtividade.
- Unidades por hora: se seu trabalho é um pouco mais rápido de ser realizado, você pode analisar sua produtividade baseando-se no número de tarefas cumpridas por hora.
- Atendimentos por dia/número de contratos fechados: para quem trabalha com vendas, essas duas medidas são importantes para se saber a taxa de conversão, isto é, quantos atendimentos se tornam negócio de fato. De acordo com o aumento dessa taxa, é possível depreender que houve um aumento na produtividade.
- Zerar a lista de demandas urgentes e importantes na matriz de Eisenhower, diariamente.
- Medir quanto pomodoros fez em um dia e estipular metas.
Essas são algumas maneiras pelas quais é possível você analisar se está se tornando mais produtivo.
Livros sobre produtividade
O mercado do conhecimento é muito dinâmico, todos os dias novas técnicas e métodos surgem ou se reinventam para atingir cada vez mais eficiência em seus ensinamentos.
Nessa sessão, trouxemos algumas dicas e opiniões sobre livros que abordam o tema da produtividade:
- Produtividade para quem quer ter tempo: do conceituado escritor e palestrante Geronimo Theml, esse livro ensina a fazer uma análise de vida para encontrar os pontos que te fazem não ser produtivo e corrigi-los.
- Trabalhe 4 horas por semana (Timothy Ferriss): A obra é um verdadeiro manual para empreendedores com foco em alta produtividade. Ferriss busca deixar clara a relação entre tempo e dinheiro, trazendo reflexões importantes.
- O poder do hábito (Charles Duhigg): aprender como os hábitos são formados e como eles podem ser reprogramados para ajudar-nos a alcançar nossos objetivos é o ponto central desta obra. Uma leitura que realmente vale a pena para todos os aspectos da sua vida.
- A arte de fazer acontecer (David Allen): traz o método Getthing Things Done (GTD) que é considerado um dos mais eficazes do mundo. Os ensinamentos desse livro sobre organização pessoal são baseados no conceito revolucionário da produtividade sem estresse.
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Frases sobre produtividade
Para finalizar, deixaremos essas frases para reflexão. Aproveitem o conhecimento contido em cada um desses pensamentos.
“Você não pode impor a produtividade, você deve fornecer as ferramentas para permitir que as pessoas se transformem no seu melhor.” – Steve Jobs
“Se você gastar muito tempo pensando sobre uma coisa, você nunca vai fazê-la.” – Bruce Lee
“Comece com boas pessoas, defina as regras, comunique-se, motive e recompense seus funcionários. Se você fizer todas essas coisas de forma eficaz, você não tem como errar.” – Lee Iacocca
“Melhorando a qualidade, automaticamente você estará melhorando a produtividade.” – W. Edwards Deming
“Concentre todos os seus pensamentos sobre o trabalho que está fazendo. Os raios do sol não conseguem queimar até serem levados a um foco.” – Alexander Graham Bell
“Se você não tem objetivos diários, você se qualifica como um sonhador.” – Zig Ziglar
“Os telefones celulares, o e-mail móvel e todos os outros gadgets legais podem causar grandes perdas em nossa produção criativa e produtividade geral.” – Robin Sharma
“Concentre-se em ser produtivo em vez de ocupado.” – Tim Ferriss
“Há uma tendência que confunde preparação para produtividade. Você pode preparar tudo o que quiser, mas se você nunca jogar os dados, nunca terá sucesso” – Shia LaBeouf
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Conclusão
Ser produtivo é uma questão de hábito, acostume-se:
- A focar em uma tarefa de cada vez;
- A realizar suas atividades com concentração máxima;
- E a organizar seu dia de maneira que ele seja mais produtivo de acordo com seu perfil.
Aplique as regras e dicas apontadas nesse artigo e comece a ter mais tempo para você, para sua família e para o seu patrimônio.
Não esqueça de cuidar bem do seu dinheiro ganho com tanto custo.
Use um app de controle financeiro e organize, além da sua agenda de compromissos, suas finanças!
Afinal, uma das grandes ideias por trás de ser mais produtivo é multiplicar seu patrimônio visando alcançar a independência financeira.
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