Como emitir nota fiscal eletrônica de empresas e pessoa física

Não importa qual o tamanho da sua empresa, qual a sua experiência no mercado ou em qual ramo você atua. É bastante comum surgirem algumas dúvidas a respeito de como emitir uma nota fiscal e quando é realmente necessário emitir o documento.

Neste artigo, vamos te ajudar a entender quando o documento é necessário ou não. Você também terá acesso ao passo a passo para a emissão dele.

Esqueça seu talão de notas, agora a nota fiscal é eletrônica e se chama NF-e!

Atualmente, a maioria dos serviços e operações financeiras estão passando por um processo de modernização e digitalização. Sendo assim, com as notas fiscais não seria diferente.

Por meio do Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de setembro de 2005, foi criada a Nota Fiscal Eletrônica ou NF-e, permitindo um maior controle e fiscalização dos atos de compra e venda que ocorrem no Brasil.

Ainda, nesse mesmo ajuste foi instituído que a implementação e a obrigação da nova nota fiscal ficaria a cargo dos estados. Entretanto, grande parte das unidades federativas, tal como Minas Gerais, Rio de Janeiro e São Paulo, já aboliram o velho talão de notas e tornaram a NF-e obrigatória.

Além disso, a nota fiscal eletrônica não representa um grande avanço tecnológico apenas para os sistemas públicos, mas também para as empresas, que agora não precisam perder mais tempo preenchendo e conferindo notas fiscais, evitando assim erros e fraudes.

Quando devo emitir uma Nota Fiscal?

Empresas de médio e grande porte são obrigadas a emitir o documento em todas as relações de compra e venda, de forma a facilitar a comprovação de renda na declaração do imposto.

Fora essa situação, no caso dos microempreendedores individuais (MEI) a emissão é obrigatória apenas em transações com outras empresas, ou seja, entre pessoas jurídicas. No caso de venda ou compra de pessoas físicas, a emissão fica a cargo da solicitação do consumidor, podendo ou não ser registrada.

Em adição, a compra de materiais por parte de pessoas jurídicas, mesmo se tratando do MEI, devem sempre ser realizadas com notas fiscais, pois é uma forma de comprovar a origem e legalidade da mercadoria.

Outra situação que faz necessária a emissão de nota fiscal é em casos onde a mercadoria será enviada pelos Correios ou transportadoras, porque todas as caixas enviadas entre municípios e estados precisam estar registradas e com a documentação regular. Caso contrário, muito provavelmente sua mercadoria será retida pela fiscalização.

Principais tipos de nota fiscais online

Existem algumas variações de notas fiscais eletrônicas, sendo que cada uma delas têm suas próprias características e devem ser usadas em diferentes casos. Por isso, continue lendo para descobrir quais tipos de NF-e existem e para que elas servem!

NF-e: nota fiscal eletrônica de produto

Esse é o tipo mais comum de nota fiscal eletrônica e é utilizada principalmente pelas empresas do comércio. Emiti-la é obrigatório em qualquer venda de produtos que seja suscetível à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Além do mais, ela foi criada para substituir os antigos modelo de nota fiscal 1 e 1-A, que não existem mais.

Por fim, a validade do documento é atestada pela assinatura digital da emissora do documento – feita em uma plataforma online própria – e pela Secretária de Fazenda (Sefaz) do estado de registro da empresa.

NFS-e: nota fiscal eletrônica de serviço

Essa nota digital, como o próprio nome já diz, foi criada para registrar a prestação de serviços e é exigida pelos munícipios como uma substituta da antiga Declaração de Serviço. Ou seja, esse documento está relacionado à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

A NFS-e normalmente é emitida de forma automática por meio de softwares contratados pelas empresas e que são integrados aos sistemas das prefeituras.

Ainda, em caso de impossibilidade de emissão da nota eletrônica, é possível emitir um Recibo Provisório de Serviço (RPS) e posteriormente convertê-lo em NFS-e no sistema da prefeitura em um prazo de aproximadamente 10 dias. Contudo, é importante ressaltar que o RPS é um documento apenas temporário.

Por último, é importante ressaltar que alguns impostos da nota fiscal eletrônica de serviço podem variar de cidade para cidade e que cada NFS-e pode corresponder a um tipo diferente de serviço prestado.

NFC-e: nota fiscal eletrônica do consumidor

Essa nota digital é usada no varejo como documento de registro de vendas diretas ao consumidor final, que normalmente são pessoas físicas. Ou seja, a NFC-e é a substituta do famoso cupom fiscal.

Além de ser um comprovante do que foi adquirido e um atestado dos valores das transações, a nota fiscal eletrônica do consumidor também acabou aprimorando o controle fiscal dos varejistas.

NFA-e: nota fiscal avulsa eletrônica

A nota fiscal avulsa eletrônica ficou conhecida como “nota do MEI”, pois é emitida de maneira individual por empresas – em sua maioria microempresas – que estão desobrigadas de emitirem a tradicional NF-e e que realizam vendas com pouca frequência.

A NFA-e é muito semelhante a NF-e e, sendo assim, ela também deve ser emitida através do site da Secretaria de Fazenda do estado em que o CNPJ da empresa foi registrado.

CT-e: conhecimento de transporte eletrônico

Essa nota fiscal eletrônica foi criada para registrar operações de transporte rodoviário de carga. Ainda, o CT-e acaba com a necessidade de faturas duplicadas e diminui as possibilidades de divergências entre o que consta na nota fiscal e os produtos que realmente estão sendo transportados.

O CT-e tem a validade confirmada quando é assinado digitalmente pelo vendedor e tem permissão da Secretaria da Fazenda local.

Como emitir uma nota fiscal eletrônica: passo a passo

Agora que você já sabe qual o tipo de nota fiscal ideal para sua empresa, chegou a hora de descobrir como emitir esse documento tão importante. Fique atento e continue lendo!

Primeiro obtenha seu certificado digital

Para assinar as suas notas fiscais de maneira online e conferir validade a elas, primeiro é preciso que você obtenha um certificado digital reconhecido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – Brasil).

Desse modo, você precisa escolher uma das Autoridades Certificadoras da ICP-Brasil (AC) e, em seguida, solicitar à AC a emissão do seu certificado digital de pessoa física ou jurídica. Porém, preste atenção, existem dois tipos de certificado, os quais são:

Certificado do tipo A1: possui validade de 1 ano e é armazenado no próprio computador ou dispositivo móvel do solicitante;
Certificado do tipo A3: possui validade de até 5 anos e é armazenado em cartão, token criptográfico ou na nuvem.

Em adição, os custos, formas de pagamento, os equipamentos e a documentação necessária para emissão devem ser informados pelas Autoridades Certificadoras.

Por fim, é necessário passar por uma validação presencial ou por videoconferência para que sua identidade e suas informações sejam conferidas e seu certificado seja aprovado e entregue.

Agora faça o cadastro da sua empresa junto ao governo municipal ou estadual

Após adquirir seu certificado digital, você deve realizar um cadastro fiscal no sistema do governo municipal ou estadual, a depender do caso, e obter uma autorização desses órgãos.

Confira os dois principais cenários a seguir!

Cadastramento de empresas prestadoras de serviços

Esse credenciamento deve ser feito junto ao governo municipal, ou seja, junto às prefeituras, e é destinado às empresas prestadoras de serviços que precisam emitir a NFS-e.

O processo de cadastro pode variar de uma cidade para a outra. Por isso, entre no site da prefeitura em que sua empresa está registrada, ou ligue para lá, e veja como funciona o cadastramento na sua localidade.

Cadastramento para empresas do comércio

Esse credenciamento deve ser feito junto ao governo estadual, ou seja, junto à Secretaria de Fazenda do seu estado, e é destinado às empresas de comércio que precisam emitir a NF-e.

O processo estadual pode levar até 15 dias para ser finalizado e também pode envolver procedimentos diferentes, dependendo da unidade federativa em questão. Por causa disso, é aconselhável contratar um contador para ajudar você com toda a legislação fiscal local.

Por último, você deve selecionar um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas

O último passo é escolher um software emissor de nota fiscal eletrônica e existem dois tipos de sistemas que pode ser escolhidos. São eles:

Um emissor de nota fiscal gratuito oficial da Secretaria de Fazenda do seu estado (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e);
Ou um emissor de notas próprio integrado ao sistema do governo.

Uma desvantagem do emissor gratuito é que ele não é integrado ao sistema de gestão da empresa. Logo, às vezes, acaba sendo necessário preencher formulários mais de uma vez, o que se torna muito difícil quando o volume de notas fiscais é alto.

Já os sistemas particulares, são integrados tanto com os softwares públicos quanto com o software da empresa, o que acaba deixando o processo automatizado e bem mais fácil.

Depois de adquirir seu certificado digital, fazer o cadastro fiscal nos órgãos públicos e escolher seu sistema emissor, você está pronto para emitir sua primeira nota fiscal! Entretanto, não se esqueça, sempre confira as informações presentes nas notas, pois elas são um documento importante!

Como emitir nota fiscal sendo MEI

Se você está interessado em como emitir nota fiscal MEI, saiba que não é assim tão complicado!

O microempreendedor individual só é obrigado a emitir notas fiscais quando presta serviços a uma outra empresa. Sendo assim, o MEI tem três opções: ele pode emitir uma nota fiscal avulsa, uma nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) ou uma nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e).

Nós já explicamos o processo para emitir a NFS-e acima. Entretanto, para a emissão das outras duas opções é necessário solicitar à prefeitura de sua cidade uma autorização sempre que precisar emiti-las.

Como o processo de solicitação e autorização para emissão das notas varia de cidade para cidade, procure o seu governo municipal e se informe!

Como emitir nota fiscal sendo pessoa física

Emitir uma nota fiscal tendo apenas seu CPF em mãos é sim possível, principalmente para pessoas autônomas e microempreendedores sem um CNPJ.

Para isso, é preciso solicitar à prefeitura de sua cidade autorização para emissão de uma nota fiscal avulsa ou uma nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e), da mesma forma que um MEI.

Por que emitir nota fiscal: descubra as vantagens desse documento!

Além do fato de que estar em dia com a lei e com a Receita Federal já um ótimo motivo para a emissão desse documento, emitir notas fiscais eletrônicas pode ser benéfico para todos de diferentes maneiras. Por isso veja a seguir algumas vantagens desse documento!

Redução de gastos: com a quase extinção das notas físicas, você irá economizar na compra de papéis e suprimentos para sua impressora. Além disso, as notas digitais são uma opção mais ecológica.
Maior controle fiscal: a informatização desse documento fiscal diminui a possibilidade de erros humanos no processo de preenchimento de dados e organização das notas. Desse modo, a empresa fica um pouco mais organizada e transparente, facilitando a gestão interna.
Automatização dos processos e ganho de produtividade: agora que as notas fiscais são armazenadas nos computadores e são de fácil preenchimento, os funcionários das empresas não precisam passar horas organizando e preenchendo cada nota uma por uma. Por causa da automatização desses processos, há um grande ganho de produtividade!

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